Read the Constitution in English

La Constitution de l’Association des étudiantes en psychologie

Dernièrement révisée le 8 janvier 2017

 

ARTICLE UN : NOM ET AFFAIRES GÉNÉRALES

1.1Dans ce document nous serons officiellement reconnus sous le nom de l’ « Association des étudiantes en psychologie »;

1.1.1.  Dans ce document, nous réfèrerons à l’association sous le nom de l'« Association des étudiantes en psychologie » et sous forme abrégée « AÉP »;

1.2L’AÉP sera représentée sous la Fédération Étudiante de l’Université d’Ottawa et en est un corps fédéré;

1.2.1 Dans ce document, la Fédération Étudiante de l’Université d’Ottawa sera abrégée sous le nom de « FÉUO »;

1.2.2 L’AÉP sera considérée en tant qu'un corps fédéré de la FÉUO et sera donc soumise aux politiques et règlements stipulés dans la constitution de la FÉUO. Là où il y a chevauchement, la constitution de la FÉUO prendra le dessus sur celle de l’AÉP;

1.3Dans ce document, « étudiante » ou « étudiantes » fera référence à tous étudiant(e)s inscrit(e)s dans le programme de premier cycle en psychologie;

1.4L’AÉP représentera toutes les étudiantes inscrites à temps plein et à temps partiel dans le programme de psychologie;

1.5Les membres de l’AÉPsont les étudiantes à temps plein et à temps partiel inscrite dans le programme de psychologie;

1.6D’après les termes mis de l’avant dans ce document, l’AÉP est le corps décisionnel et représentatif de ses membres, comme défini par l’article 1.5;

1.7Dans ce document, l’utilisation du féminin inclut tous les genres;

1.8Dans ce document, nous nous référerons à l’Exécutif et les Directeurs sous le nom de l’« Exécutif ».

 

ARTICLE DEUX : MANDAT GÉNÉRAL

2.1         Le mandat de l’AÉP est de :

2.1.1    Promouvoir les intérêts de ses membres auprès des différentes organisations, incluant, mais n’étant pas limité à, la Faculté des sciences sociales, L’École de psychologie et l’administration de l’Université d’Ottawa;

2.1.2    Encourager les étudiantes à s’impliquer dans leur communauté universitaire (avec un accent particulier sur l’implication active dans les affaires de l’AÉP) et dans la communauté en général;

2.1.3    Promouvoir un environnement bilingue pour toutes les étudiantes;

2.1.4    Offrir à tous ses membres de l’information concernant les sujets liés au champ de la psychologie et à la vie étudiante;

2.1.5    Promouvoir la connaissance sur les opportunités de carrière ouvertes à ses membres;

2.1.6    Créer un dialogue et une coopération entre les étudiantes et les professeures du programme;

2.1.7    Promouvoir un sens d’appartenance à l’AÉP et à l’École de psychologie chez les étudiantes;

2.1.8    Devenir activement impliquée dans les campagnes qui reflètent les valeurs des étudiantes de l’AÉP;

2.1.9    Promouvoir des droits égaux et justes entre toutes les étudiantes, incluant les femmes, la communauté LGBTQ, les étudiantes ayant des handicaps, les Premières Nations, les Inuits et les Métis, les étudiants internationaux, les minorités raciales et ethniques et tous autres groupes et causes sous-représentés;

2.1.10S’opposer à l’utilisation de langage inapproprié ou offensif (tel que « psychos » ou « fous furieux ») dans toutes les activités de l’AÉP incluant, mais ne se limitant pas à la Semaine 101, les courriels, les vêtements de psychologie, etc.;

2.1.11Maintenir un niveau consistant d’intégrité et de décorum qui démontre le respect et le professionnalisme de l’AÉP ainsi que ceux de ses associés;

2.1.12Agir indépendamment et de façon autonome de la FÉUO lorsque déterminé approprié déterminé par l’AÉP et par l’administration de l’Université d’Ottawa.

 

ARTICLE TROIS : LE COMITÉ EXÉCUTIF ÉLU

3.1         L’Exécutif élu de l’AÉP consiste de sept membres;

3.1.1    Présidente

3.1.2    Vice-présidente des affaires internes

3.1.3    Vice-présidente des affaires financières

3.1.4    Vice-présidente des affaires universitaires

3.1.5    Vice-présidente des affaires sociales

3.1.6    Vice-présidente de la philanthropie et de l’activisme

3.1.7    Vice-présidente des communications

3.2         Les mandats de chaque membre élu de l’Exécutif commencent le premier mai suivant l’élection et finissent le 30 avril de l’année suivante;

3.2.1   Pour la position de la Vice-présidente des affaires financières, son mandat se terminera après la date d’échéance pour le dernier état financier de l’année académique. Celle date sera désignée par la FEUO;

3.3         Dans le cas qu’un membre de l’Exécutif serait nommé pour combler un poste vacant, le mandat débutera dès la nomination et se terminera le 30 avril suivant;

3.4         Tous les membres de l’Exécutif ont un droit de vote;

3.5         Seuls la présidente et la vice-présidente des affaires financières ont le pouvoir de signer des chèques au nom de l’AÉP à moins que l’Exécutif au pouvoir ne vote autrement;

3.5.1    Toutes les positions qui ont accès à un budget se retrouvent dans l’impossibilité d’avoir une autorité signataire;

3.5.2    Si c’est nécessaire, la Vice-présidente des affaires internes peut être ajoutée comme une troisième signature d’autorité, à condition que toutes les transactions soient approuvées par un vote majoritaire des membres élus de l’Exécutif;

3.6         Uniquement la Présidente et la Vice-présidente des affaires financières peuvent avoir accès au coffre-fort de l’AEP.

La présidente

3.7         La présidente sera responsable des tâches suivantes :

3.7.1    Agir en tant que la porte-parole officielle de l’AÉP;

3.7.2    Promouvoir une image positive de l’AÉP;

3.7.3    Gérer et assister les responsabilités de l’AÉP;

3.7.4    Planifier et compléter, avec l’aide de la vice-présidente des affaires financières, un budget pour l’AÉP avant le deuxième vendredi du mois d’août;

3.7.5    Présider les réunions de l’Exécutif, préparer leur horaire et y encourager le consensus;

3.7.6    Représenter l’AÉP aux tables présidentielles de la FÉUO;

3.7.7    Rencontrer les membres de la FÉUO, les membres de l’Exécutif de la SFUO, la doyenne de la Faculté des sciences sociales, la Directrice de l’École de psychologie, les administratrices de la Faculté des sciences sociales, les professeures et les membres lorsque nécessaire;

3.7.8    Inviter, avant le premier septembre, chaque vice-présidente à soumettre leurs projets pour l’année en cours et, à son tour, les présenter aux membres pour encourager la participation dans les activités de l’AÉP;

3.7.9    S’assurer que les évènements de l’AÉP soient inclusifs, accessibles et durables, dans la mesure du raisonnable;

3.7.10Appeler et présider des réunions régulières de l’Exécutif;

3.7.11Présider l’Assemblée Générale, sauf si déterminé autrement par l’Exécutif;

3.7.12S’assurer que l’AÉP suive les directives constitutionnelles

3.7.13Être responsable des relations avec les autres groupes étudiants sur le campus incluant, mais ne se limitant pas aux clubs et services de la FÉUO;

3.7.14S’assurer que les membres de l’Exécutif et que les directeurs remplissent leurs mandats, en accord avec la constitution, et intervenir lorsque nécessaire;

3.7.15Assister la préparation de la Semaine 101;

3.7.16S’assurer d’être disponible pour remplir son mandat durant l’été, ceci inclut des rencontres à Ottawa;

3.7.17Être responsable de rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

3.7.18Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants, sauf si déterminé autrement par l’Exécutif;

3.7.19Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;

3.7.20S’assurer que des campagnes de promotions soient implémentées pour chaque élection, élection partielle et Assemblée Générale;

3.7.21Présenter un mandat à chaque membre de l’Exécutif, soulignant les projets pour lesquels le membre est responsable et soulignant aussi les attentes qu’elle a envers l’Exécutif pour la durée de son mandat;

3.7.22Développer des initiatives internet afin d’aider les membres de l’Exécutif à remplir leur mandat respectif;

3.7.23Être responsable de la création de tout document à être utilisé à l’extérieur de l’AÉP, incluant mais se limitant pas à des lettres de référence pour les Exécutifs, des lettres aux commanditaires et des lettres de support pour des individus et des groupes variés.

Vice-présidente aux affaires internes

3.8         La vice-présidente aux affaires internes sera responsable des tâches suivantes :

3.8.1    Remplir les tâches de la présidente en l’absence de celle-ci ou lorsqu’elle est désignée, incluant mais ne se limitant pas à agir en tant que porte-parole officielle et présider les rencontres de l’Exécutif;

3.8.2    Agir en tant que mandataire aux tables rondes de la FÉUO lorsque nécessaire;

3.8.3    Coordonner l’utilisation des ressources de l’AÉP et des ressources externes à l’association, incluant mais ne se limitant pas aux salles, matériaux et ressources de l’université, de la faculté et de la FÉUO;

3.8.4    S’occuper des tâches administratives, incluant mais ne se limitant pas aux commandes de la marchandise de l’AÉP;

3.8.5    S’assurer que les rapports de transition et autres documents importants soient gardés de façon accessible et organisée;

3.8.6    S’assurer que le bureau de l’AÉP fonctionne de façon efficace;

3.8.7    Implémenter le lieu et la date des rencontres de l’Exécutif au début de chacun d’entre eux;

3.8.8    Développer et maintenir l’horaire des heures de bureau des membres de l’Exécutif avant la deuxième Semaine du semestre du printemps et d’hiver;

3.8.9    Assumer des responsabilités résiduelles non spécifiées dans la constitution;

3.8.10Rédiger les minutes des réunions de l’Exécutif et les soumettre à la vice-présidente des communications pour qu’elles soient rendues accessibles sur le site web de l’AÉP;

3.8.11Gérer, de concert avec la présidente, le processus de nomination des membres de l’Exécutif  de l’ AÉP pour combler les postes vacants et une directrice générale des élections. De telles nominations sont sujettes à des ratifications et des discussions par l’Exécutif;

3.8.12Être consciente de la structure et du fonctionnement de la FÉUO et de ses services, ainsi que des services offerts aux étudiantes par l’Université d’Ottawa;

3.8.13Être le lien entre les Conventions, les Réservations et l’Exécutif. Elle sera responsable de coordonner toutes les réservations de salles et devra s’assurer que tous les contrats de réservation de salle soient respectés;

3.8.14Coordonner au moins une Assemblée Générale par année académique;

3.8.15Assurer que la constitution de l’AÉP soit gardée à jour, de concert avec la présidente;

3.8.16Recruter de façon active et gérer les bénévoles de l’AÉP;

3.8.17Être responsable de rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

3.8.18Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants, sauf si déterminé autrement par l’Exécutif;

3.8.19Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;

3.8.20Organiser un évènement d’appréciation des guides de la Semaine 101 durant le semestre d’automne et un évènement d’appréciation pour les bénévoles à la fin du semestre d’hiver.

Vice-présidente aux affaires financières

3.9         La vice-présidente aux affaires financières sera responsable pour les tâches suivantes :

3.9.1    La gestion saine des fonds de l’AÉP;

3.9.2    Préparer et présenter les états financiers de l’AÉP à la première réunion de l’AÉP de chaque mois;

3.9.3    Planifier, avec la présidente, un budget pour l’AÉP avant le deuxième vendredi du mois d’août;

3.9.4    Représenter les membres de l’AÉP à toutes les tables rondes monétaires de la FÉUO;

3.9.5    Dévoiler les contraintes monétaires de l’AÉP lorsqu’il est nécessaire durant les rencontres de l’Exécutif;

3.9.6    Lors de la signature d’un contrat par un autre membre de l’Exécutif, s’assurer que toutes les clauses ont été lues et que toutes les implications légales et financières ont été considérées;

3.9.7    Rencontrer chaque membre de l’Exécutif sur une base de besoin pour déterminer le montant de fonds nécessaires pour les projets;

3.9.8    Connaître les échéances pour soumettre les états financiers de l’AÉP au contrôleur général de la FÉUO à des fins de révision et connaître les dates de transfert des cotisations étudiantes de la FÉUO à l’AÉP;

3.9.9    Respecter les règles de l’AÉP concernant le contrôle financier et la présentation biannuelle des fonds;

3.9.10S’assurer que la cotisation de la Faculté des sciences sociales soit reçue dans un délai raisonnable;

3.9.11S’assurer que l’AÉP ne se trouve jamais dans un déficit financier;

3.9.12S’assurer que tous les documents, livres et fichiers financiers de l’AÉP soient mis à jour en tout temps;

3.9.13 Aider la préparation et l’exécution de la Semaine 101;

3.9.14 Être responsable de rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

3.9.15Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants, sauf si déterminé autrement par l’Exécutif;

3.9.16Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;

3.9.17Déposer tous les fonds et autres effets de valeur dans le nom et au crédit de l’AÉP dans une banque désignée à cet effet par l’Exécutif et ce, dans une période de deux Semaines après l’acquisition des fonds;

3.9.18Si la VP des affaires financières, par sa propre faute, est incapable de soumettre l’état financier complété avant ou à la date d’échéance déterminée par la FEO, elle sera retirée de son poste par l’Exécutif de l’AÉP;

3.9.19 Présenter l’état financier complété à l’Exécutif avant la date d’échéance déterminée par la FEO; 

3.9.20 Présenter le budget de la Semaine 101 à l’Exécutif avant le 1er juin conjointement avec la vice-présidente des affaires sociales;

3.9.21Maintenir un système de bourse en concert avec la VP des affaires universitaires, si le budget de l’AÉP le permet. Voir l’article 3.10.18.

Vice-présidente aux affaires universitaires

3.10      La vice-présidente aux affaires universitaires sera responsable des tâches suivantes:

3.10.1Assister les étudiantes au niveau de la révision de notes, des appels académiques, des questions sur la sélection de cours ou programmes et tout autre problèmes académiques liés à l’administration ou aux personnel enseignant par l’entremise de ressources et/ou de support;

3.10.2Assister à une séance de formation du Centre d’appel des étudiantes de la FÉUO;

3.10.3Représenter les membres de l’AÉP aux tables rondes des affaires universitaires de la FÉUO;

3.10.4S’asseoir avec la présidente aux réunions départementales, lorsque nécessaire;

3.10.5Promouvoir l’amélioration et le développement du programme de psychologie;

3.10.6Promouvoir la création de cours qui répondent aux intérêts des étudiantes;

3.10.7Consulter les membres par rapport à la qualité des cours, de l’enseignement et de l’administration dans l’école de psychologie et la Faculté des sciences sociales par l’entremise d’un sondage annuel, d’un rapport annuel et d’une assemblée générale;

3.10.8Informer les étudiantes au sujet des opportunités d’échanges académiques à l’étranger;

3.10.9S’assurer que la programmation sociale de l’AÉP contienne des conférences et/ou des invités qui reflètent les intérêts académiques de ses membres;

3.10.10     Agir en tant que coordinatrice officielle pour la Semaine de la psychologie avec le support des autres membres de l’Exécutif;

3.10.11    Organiser les photos de graduation pour les finissantes;

3.10.12    Assister la préparation de la Semaine 101;

3.10.13    Être responsable de rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

3.10.14     Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants, sauf si déterminé autrement par l’Exécutif;

3.10.15    Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;

3.10.16    Organiser un événement « vin et fromages » avec les professeurs par semestre pour les professeurs et les étudiants;

3.10.17    Elle est responsable d’organiser une session d’orientation durant la Semaine 101 pour les étudiantes de première année en psychologie dans le baccalauréat en arts et dans le baccalauréat en sciences;

3.10.18    Elle est responsable de mettre en œuvre et maintenir un système de bourse conjointement avec la vice-présidente des affaires financières si le budget de l’AEP le permet;

3.10.18.1    Elle doit fournir un plan expliquant comment entretenir le système de bourse dans son rapport de transition ;

3.10.18.2    Maintenir et organiser le système de bourse conformément à l’article 12;

3.10.19    Déléguer des tâches appropriées à la Directrice de la logistique.

 Vice-présidente aux affaires sociales

3.11      La vice-présidente aux affaires sociales sera responsable pour les tâches suivantes :

3.11.1Organiser et assurer le bon fonctionnement des activités de la Semaine 101 pour assurer la bienvenue des nouvelles étudiantes et pour encourager leur intégration dans la communauté universitaire;

3.11.2Proposer des activités sociales pour l’année en cours avant que ne débute le semestre d’automne, dans le but de fournir aux étudiantes l’opportunité de participer à la planification de ces évènements et d’encourager leur implication;

3.11.3Créer des comités et/ou nominer des coordinateurs de projets pour des activités spécifiques, lorsque nécessaire;

3.11.4Représenter les membres de l’AÉP aux tables rondes sociales de la FÉUO;

3.11.5Travailler avec les services de la FÉUO pour assurer que les évènements de l’AÉP soient aussi accessibles, durables et inclusifs que possible;

3.11.6S’assurer qu’elle soit disponible pour remplir son mandat durant les mois d’été, (inclut des rencontres à Ottawa);

3.11.7Avoir l’autorité de signature sur les contrats pour toutes les dépenses liées à la Semaine 101, sous les directives de la Présidente et de la Vice-présidente des affaires financières;

3.11.8Faire le recrutement actif de membres anglophones et francophones pour des rôles de leadership et organisationnel dans l’AÉP;

3.11.9S’assurer que toutes les évènements organisés par l’Exécutif incluent une composante de langue française et/ou prennent en compte les participantes francophones;

3.11.10           Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

3.11.11       Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants, sauf sidéterminé autrement par l’Exécutif;

3.11.12       Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;

3.11.13       Organiser et effectuer un minimum de trois évènements sociaux pour toutes les étudiantes de psychologie par semestre, automne et hiver respectivement. Ces évènements incluent mais ne sont pas limités à la Semaine 101 et le bal de fin d’année;

3.11.14       Coordonner des évènements avec les autres associations étudiantes et la FÉUO;

3.11.15       Déléguer des tâches appropriées à la Directrice de la logistique.  

Vice-présidente de la philanthropie et de l’activisme

3.12      La vice-présidente de la philanthropie et de l’activisme sera responsable des tâches suivantes :

3.12.1S’assurer que l’AÉP soit un participant actif dans tous les efforts et campagnes philanthropiques de la FÉUO et toutes autres, comme déterminé par l’Exécutif de l’AÉP;

3.12.2Être le lien entre l’Exécutif de l’AÉP et la coordinatrice philanthropique de la FÉUO sur une base régulière;

3.12.3Proposer des initiatives philanthropiques qui reflètent le mandat de l’AÉP;

3.12.4Proposer des initiatives activistes qui reflètent le mandat de l’AÉP;

3.12.5Coordonner un minimum d’une levée de fonds qui se distingue des évènements de la FÉUO durant son mandat pour supporter une cause choisie par l’Exécutif;

3.12.6Coordonner un minimum d’un évènement activiste pendant son mandat pour supporter une cause choisie par l’Exécutif;

3.12.7Représenter les membres aux tables rondes philanthropiques de la FÉUO;

3.12.8Coordonner la participation étudiante dans toutes les initiatives d’action, de vigiles et de cérémonies de la FÉUO et des autres associations, comme convenu par l’Exécutif de l’AÉP;

3.12.9Rencontrer de façon régulière les coordonnateurs de campagne de la FÉUO dans le but de créer des évènements collaboratifs et de rester informée sur les initiatives sur le campus;

3.12.10    Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

3.12.11     S’assurer qu’elle soit disponible pour remplir son mandat durant les mois d’été, (inclut des rencontres à Ottawa);

3.12.12       Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants, sauf si déterminé autrement par l’Exécutif;

3.12.13       Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;

3.12.14       Organiser et exécuter toutes les initiatives de Shinerama au nom de l’AÉP tout au long de l’année;

3.12.15       Organiser et exécuter toutes les initiatives liées au Relais pour la vie au nom de l’AÉP tout au long de l’année;

3.12.16       Promouvoir les efforts philanthropiques des membres de l’AÉP;

3.12.17       Déléguer des tâches appropriées à la Directrice de la logistique.

Vice-présidente des communications

3.13      La vice-présidente des communications sera responsable des tâches suivantes :

3.13.1Gérer la circulation de l’information entre l’Exécutif et les étudiantes de l’AÉP;

3.13.2Établir une stratégie de communication pour l’année;

3.13.3S’assurer que le site web de l’AÉP soit maintenu et mis à jour de façon régulière;

3.13.4S’assurer que les minutes de chaque réunion de l’Exécutif soient mises sur le site web de l’AÉP dès qu’elles sont complétées;

3.13.5Mettre à jour et maintenir la liste électronique de l’AÉP et envoyer des lettres d’information une fois par mois;

3.13.6Travailler en tandem avec la Directrice du bilinguisme et de la traduction pour s’assurer que toute communication électronique soit disponible dans les deux langues officielles de l’université d’Ottawa;

3.13.7Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

3.13.8Représenter les membres de l’AÉP aux tables rondes de communication de la FÉUO;

3.13.9 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants, sauf si déterminé autrement par l’Exécutif;

3.13.10    Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;

3.13.11    Être compétente dans les deux langues de l’Université d’Ottawa;

3.13.12    Obtenir la liste d’adresse électronique des étudiantes de première année pour les envois postaux de la Semaine 101;

3.13.13    Envoyer des courriels et mettre à jour le site internet de façon conforme aux dates limites déterminées par l’Exécutif. Échouer de façon répétitive, dû à une faute personnelle raisonnable, à cette fonction mènera aux procédures de congédiement.

 

ARTICLE QUATRE : LES DIRECTRICES

4.1         Il y a trois positions de directrices :

4.1.1    Directrice de la commercialisation et de promotion

4.1.2    Directrice de bilinguisme et de traduction

4.1.3    Directrice de la logistique

4.2         Les directrices sont des membres non-votants sur les sujets financiers;

4.3         Les Directrices sont nommées par l’Exécutif de l’AÉP aussitôt que possible et durant le premier mois du mandat des membres de l’Exécutif;

4.4         L’Exécutif de l’AÉP se réserve le droit de nominer, dans des cas exceptionnels, une directrice additionnelle avec un portfolio spécifique; cette nomination est sujette à une ratification de l’Exécutif;

4.5         L’Exécutif peut rejeter une directrice par un vote majoritaire si elle ne remplit pas ses fonctions comme définies dans la constitution;

4.6         Les mandats de la Directrice de commercialisation et de promotion, de la Directrice du bilinguisme et de la traduction et de la Directrice de la logistique commencent au moment de leur nomination et finissent le 30 avril suivant;

4.7         Les Directrices doivent se présenter à toutes les rencontres de l’AÉP.

Directrice de la commercialisation et de promotion

4.8         La Directrice de la commercialisation et de promotion a la responsabilité de compléter les tâches suivantes :

4.8.1    Créer  et distribuer des matériaux promotionnels pour les initiatives de l’AÉP sur une base nécessaire;

4.8.2    Travailler de concert avec la Directrice du bilinguisme et de la traduction au besoin;

4.8.3    Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

4.8.4    Avoir un minimum de trois heures de bureau par Semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants;

4.8.5    Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;

4.8.6    Promouvoir un sens de communauté dans l’Exécutif et chez les membres de l’AEP;

4.8.7    Mettre à jour et maintenir les plateformes médiatiques de l’AEP (incluant mais ne se limitant pas à Facebook, Snapchat, Instagram, Twitter);

4.8.8    Travailler de près avec l’Exécutif afin de promouvoir le site internet ainsi que tous les initiatives de l’AEP;

4.8.9    Donner des discours dans les classes concernant les évènements de l’AÉP.

Directrice de bilinguisme et de la traduction

4.9         La Directrice de bilinguisme et de la traduction a la responsabilité de compléter les tâches suivantes :

4.9.1    Elle doit parler, écrire et comprendre avec facilité les deux langues officielles de l’université d’Ottawa;

4.9.2    S’assurer que toutes les initiatives sociales et académiques de l’AÉP reflètent les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa;

4.9.3    S’assurer que tous les documents émis par l’AÉP soient bilingues;

4.9.4    Être responsable de rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

4.9.5    Avoir un minimum de trois heures de bureau par Semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants;

4.9.6    Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;

4.9.7    Promouvoir une communauté bilingue au sein de l’Exécutif ainsi que chez les membres de l’AEP;

4.9.8    Être disponible afin de traduire pour les autres membres de l’Exécutif;

4.9.8.1. Échouer de façon répété, dû à une faute personnelle raisonnable, à cette fonction mènera aux procédures de congédiement;

4.9.10. Organiser et exécuter une événement avec orientation francophone en concert avec les autres membres de l’Exécutif.

 

Directrice de la logistique

4.10      La Directrice de la logistique a la responsabilité de remplir les tâches suivantes :

4.10.1Aider la planification, l’organisation et l’exécution de la Semaine 101 en concert avec la vice-présidente des affaires sociales;  

4.10.2Assister la VP des affaires sociales, la VP des affaires internes et la VP de la philanthropie et de l’activisme au niveau des initiatives de l’AÉP;

4.10.3S’assurer qu’elle soit disponible pour remplir son mandat durant les mois d’été (Août à Mai);

4.10.4Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et ce, même si elle revient pour un second mandat;

4.10.5Avoir un minimum de trois heures de bureau par Semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiants;

4.10.6Être présent aux tables rondes sociales de la FÉUO, si telle est la demande de la vice-présidente des affaires sociales

4.10.7Remplir les tâches de la vice-présidente des affaires sociales durant son absence ou lorsque désignée;

4.10.8Servir de mandataire pour la VP des affaires universitaires et pour la VP de la philanthropie et de l’activisme lorsque nécessaire;

4.10.9Aider la VP des affaires internes avec la réservation des salles, en utilisant le compte virtuel EMS.

 

ARTICLE CINQ : COMITÉ DE PSYCHOLOGIE

5.1         Le Comité de psychologie est l’équipe de bénévole de l’AÉP;

5.2         Le Comité de psychologie est composé d’étudiantes qui ont pour but d’assister l’Exécutif de l’AÉP avec la mise en place d’initiatives sociales, académiques, politiques et philanthropiques sur une base nécessaire;

5.3         Le Comité de psychologie sera dirigé principalement par la Vice-Présidente des affaires internes, avec l’aide additionnelle de tout autremembre pertinent de l’Exécutif.

 

ARTICLE SIX : LES RENCONTRES DE L’EXÉCUTIF

6.1         Les rencontres de l’Exécutif seront tenues de façon hebdomadaire pendant les semestres d’automne et d’hiver;

6.1.1    L’Exécutif se réserve le droit de se rencontrer aussi souvent qu’elles le croient nécessaire et d’une façon qui leur semble appropriée;

6.2         Durant la période d’été (du mois de mai au mois d’août), les rencontres de l’Exécutif doivent être tenues au moins deux fois par mois;

6.2.1. Les membres de l’Exécutif qui ne demeure pas à Ottawa durant l’été devrait faire l’effort de se joindre au rencontre par internet (clavardage vidéo);

6.3         Les rencontres de l’Exécutif sont tenues conjointement avec Robert’s Rules of Order, sauf si déterminé autrement par un vote majoritaire de l’Exécutif de l’AÉP;

6.4         Si un membre de l’Exécutif de l’AÉP ne se présente pas à une réunion, elle doit donner une raison adéquate;

6.4.1    Échouer à présenter une raison adéquate pour plus de 3 absences pendant son mandat sera une raison justifiable pour une procédure de congédiement ou pour une autre conséquence jugée comme appropriée par l’Exécutif;

6.5         Le quorum aux réunions de l’Exécutif est obtenu par la majorité des membres de l’Exécutif;

6.6         Dans la mesure du possible, les rencontres de l’Exécutif seront tenues à une heure et une date spécifique, qui sera déterminée par la VP des affaires internes au début de chaque semestre;

6.7         Les réunions de l’Exécutif sont ouvertes à toutes les étudiantes de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’Exécutif. De plus, des minutes doivent être disponibles pour toutes les étudiantes, en anglais et en français; elles seront facilement accessibles en ligne;

6.8         Les votes aux réunions de l’Exécutif sont pris par levée de main et sont déterminés par une majorité simple, soitpar 50% des votes éligibles plus un;

6.8.1    Pour des propositions reliées aux états financiers, les votes éligibles n’incluent que ceux des membres élus de l’Exécutif;

6.8.2    Tous les membres de l’Exécutif ont un vote égal pour les propositions non-financières;

6.9         L’agenda pour chaque réunion de l’Exécutif sera présenté par la Présidente au début de chaque rencontre;

6.10      Quiconque intervient lors d’une réunion de l’Exécutif peut le faire soit en français ou en anglais et peut demander qu’une intervention verbale ou qu’un document écrit présenté durant la réunion leur soit expliquer dans une de ces deux langues;

6.11      Chaque membre de l’Exécutif est responsable de façon individuelle d’implémenter les tâches et décisions exécutives qui lui sont assignées dans le délai déterminé à ces réunions.

 

ARTICLE SEPT : LES PROCÉDURES DE CONGÉDIEMENT

7.1         Les motifs permettant l’instigation des procédures de congédiement contre un membre de l’Exécutif doivent être inclus dans la liste suivante :

7.1.1    Mauvaise gestion des fonds ou actifs de l’AÉP;

7.1.2    Échouer de remplir les fonctions constitutionnelles sans raison valide;

7.1.3    Échouer de suivre les directives spécifiques adoptées à une réunion officielle de l’Exécutif sans raison valide;

7.1.4    Abus de pouvoir ou d’une position;

7.1.5    Utilisation d’un langage discriminatoire et/ou oppressif lorsque le membre représente l’AÉP;

7.2         Le congédiement d’un membre de l’Exécutif nécessite une des procédures suivantes:

7.2.1    Une décision de 2/3 des membres del’Exécutif de congédier un membre;

7.2.2    La soumission d’une pétition;

7.2.2.1       Signée par 50 membres et incluant le numéro d’étudiant de chaque signataire;

7.2.2.2       La pétition doit être soumise à l’Exécutif et aux partis impliqués dans la plainte;

7.2.3    Un vote des deux tiers des membres présents à l’Assemblée générale;

7.2.3.1       Cette Assemblée doit être appelée dans les sept jours suivants la réception de la pétition par l’Exécutif;

7.2.3.2       Un quorum de 25 membres de l’AÉP doit être obtenu pour que cette Assemblée soit constitutionnelle;

7.2.3.3       Si le quorum n’est pas atteint, la procédure de mise en accusation sera retirée;

7.3         Tout essai de congédiement d’un membre de l’Exécutif doit préciser les évènements ou activités qui justifient la mise en accusation;

7.4         Chaque parti impliqué dans la plainte de procédure de congédiement peut mettre la décision de la Commission de la Constitution de la FÉUO en appel, en accordance avec les prévisions précisées dans la Constitution de la FÉUO;

7.5         Une fois qu’un membre est congédié de l’AÉP, ils ne sont plus éligibles pour un poste à l’Exécutif.

 

ARTICLE HUIT : ÉLECTIONS

8.1         Les élections de l’AÉP sont sujettes au règlement 11 de la Constitution de la FÉUO;

8.2         L’Exécutif de l’AÉP doivent rester neutres dans le bureau et tout au long de tous les évènements officiels de l’AÉP, sauf si leur propre campagne;

8.3         Les élections des membres de l’Exécutif de l’AÉP doivent être complétées par le 31 mars;

8.4         Aucune personne qui fait campagne pour une position au sein de l’Exécutif de l’AÉP ne peut être scrutatrice;

8.5         Aucune personne qui fait campagne pour une position au sein de l’Exécutif de l’AÉP ne peut assister à l’organisation ou à l’exécution des élections;

8.5.1 Si la VP des communications en fonction décide de faire campagne pour une poste à l’Exécutif, elle demeure responsable d’envoyer des communications non biaisées au nom de l’AÉP;

8.6         L’Exécutif est responsable de la promotion des élections et ceci inclut les items suivants :

8.6.1    Des présentations en classe;

8.6.2    Des notifications visuelles de la campagne au moins une semaine avant que celle-ci ne commence; qui peut inclure, mais qui n’est pas limité aux pancartes;

8.6.3    Les notifications visuelles doivent être présentes dans l’édifice de la Faculté des Sciences Sociales et dans un (1) autre édifice minimum;

8.6.4    L’information promotionnelle doit être distribuée électroniquement à travers au moins deux services/formats différents; ceux-ci doivent inclure le  site web officiel de l’AÉP et Facebook.

Horaires

8.7         Le calendrier des élections doit être établi par l’Exécutif et doit inclure les points suivants :

8.7.1    La date d’échéance des nominations pour le poste de directrice générale des élections;

8.7.2    La date d’échéance des mises en candidatures pour les postes à l’Exécutif;

8.7.3    La date d’échéance pour soumettre les plateformes électorales;

8.7.4    Les dates de la période de la campagne, qui ne durera pas plus longtemps qu’une semaine de calendrier;

8.7.5    La date des débats des candidats;

8.7.6    Les dates de vote.

Directrice générale des élections

8.8         Dans ce document, la directrice générale des élections sera abrégée à « DGE »;

8.9         La DGE sera nommée selon un vote majoritaire simple de l’Exécutif de l’AÉP;

8.9.1    La DGE doit être une étudiante bilingue de l’Université d’Ottawa;

8.9.2    La DGE ne peut pas être une étudiante représentée par l’AÉP;

8.10      La DGE est tenue responsable par l’AÉP pour la gestion correcte du processus électoral;

8.11      L’AÉP peut décider de congédier la DGE si celle-ci démontre du favoritisme envers une candidate, si elle ne remplit pas ses responsabilités comme prévu ou si elle démontre un manque de respect envers les procédures électorales;

8.12      Toutes les bénévoles qui assistent la DGE durant les élections de l’AÉP doivent rester neutres et suivre les directives générales des élections;

8.13      La DGE est responsable de :

8.13.1Annoncer et promouvoir les élections et ses résultats, ainsi que tous les évènements et les dates d’échéance associés aux élections;

8.13.2Se prononcer sur toutes les questions concernant l’organisation et l’administration des élections;

8.13.3Rédiger les règlements électoraux et s’assurer qu’ils soient respectés;

8.13.4Obtenir et garder strictement confidentielle la liste officielle des étudiantes dans le programme de psychologie dans le but d’identifier les électrices valides  durant le(s) jour(s) de l’élection. Seules les DGEs, leur(s) assistante(s) et les scrutatrices ont l’autorisation de voir la liste;

8.13.5Coordonner le compte des votes tout de suite après les élections;

8.13.6Disqualifier les candidates qui enfreignent les règlements des élections;

8.13.7Distribuer les règlements électoraux officiels à toutes les candidates;

8.13.8La DGE doit agir conjointement avec la Présidente sur tous les aspects liés aux élections.

Candidates

8.14      Afin d’être considérée éligible, chaque candidate doit répondre à toutes les exigences suivantes :

8.14.1 Poursuivre une majeure ou Baccalauréat dans le programme de psychologie;

8.14.2Ils doivent soumettre son formulaire d’élection qui spécifie le poste sélectionné;

8.14.3Les candidates ne peuvent pas former des équipes électorales et ne peuvent non plus combiner leurs ressources ou de l’aide technique. Ceci inclut le partage de travail;

8.14.4Toute candidate ou membre reconnue de la campagne qui publie ou qui émet une fausse déclaration qui attaque le caractère personnel ou la conduite d’une autre candidate sera disqualifiée;

8.14.5Une candidate ne peut pas se présenter pour plus qu’un poste à l’Exécutif par élection;

8.14.6Un candidat peut uniquement se présenter dans les élections d’un seul corps fédéré par semestre;

8.14.7Un membre ne peut pas avoir le même poste à l’Exécutif pour plus que deux ans, sauf si elle a été élue lors d’une élection  pendant le semestre d’hiver; dans ce cas, elle gardera son poste pour un maximum de deux ans après le début du semestre suivant;

8.14.8Toutes les candidates doivent être des étudiantes inscrites au semestre suivant les élections;

8.14.9Les candidates ne doivent pas dépenser plus que 50$ sur leur campagne.

Le vote

8.15      Chaque membre de l’AÉP a un vote qu’elle doit exercer en personne;

8.16      Chaque étudiante doit présenter sa carte étudiante ou sa UPASS au bureau de vote pour recevoir son ballot;

8.17      Le ballot de la DGE doit être scellé et seulement ouvert en cas d’égalité;

8.18      Les élections seront tenues par l’entremise d’un ballot secret;

8.19      Chaque ballot sera un document officiel sur lequel le nom des candidates, comme ils apparaissent sur les formulaires de mise en candidature acceptées, sont listés de façon alphabétique de A-Z d’après leur nom de famille;

8.20      Dans le cas où il n’y aurait qu’une seule candidate pour un poste, un vote de confiance sera utilisé sous la forme d’un « oui » ou d’un « non » placé à côté du nom de la candidate sur le ballot de vote;

8.21      Dans les courses à plusieurs candidates, la candidate recevant le plus de votes se verra élue au poste. Dans le cas où il n’y a qu’une seule candidate pour un poste, la candidate sera élue si elle reçoit plus de votes disant « oui » que « non ».

Le compte des ballots

8.22      Le compte des ballots est la responsabilité de la DGE et de son/ses assistante(s);

8.23      Ni les ballots de vote ni les listes d’inscriptions officielles ne seront détruites jusqu’à cinq jours ouvrables après que les résultats d’élection soient finalisés;

8.24      Il y aura un recompte automatique si moins de dix ballots séparent la candidate élue de son/ses adversaire(s);

8.25      La DGE doit être présent lors de l’annonce officielle des résultats des élections, qui se déroule le même soir que le compte des ballots;

8.26      Toute candidate peut demander un nouveau compte. Pour ce faire, elle doit soumettre une demande écrite à la DGE dans un délai de deux jours ouvrables suivant le compte des votes;

8.27      La DGE doit aviser toutes les autres candidates affectés pour ce poste en particulier avant que le recompte ne puisse se produire;

8.28      N’importe quel membre de l’AÉP peut contester les résultats d’élection en soumettant une requête à la DGE dans les deux jours ouvrables suivant l’annonce officielle des résultats.

Les postes vacants

8.29      Si un poste n’a pas été rempliou devient vacant, l’Exécutif élu peut nommer quelqu’un pour remplir le poste en votant. Cette position peut être remplie soit en faisant campagne soit en passant une entrevue;

8.30      Si un poste ne peut pas être rempli par un membre non-élu, l’Exécutif peut, sous consensus unanime, remplir le poste avec un membre élu (double poste) ou laisser le poste vacant et l’Exécutif au complet devient responsable des responsabilités de ce poste.

 

ARTICLE NEUF : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

9.1         L’Assemblée Générale est organisée par la VP des affaires internes, sauf si l’Exécutif en décide autrement;

9.2         La Présidente de l’AÉP préside l’Assemblée Générale, sauf si autrement décidé par l’Exécutif de l’AÉP et doit le faire en suivant la dernière édition de « Robert’s Rules of Order »;

9.3         Le quorum est placé à 25 membres de l’AÉP, incluant les membres de l’Exécutif;

9.4         L’Assemblée Générale doit être promue par l’Exécutif de l’AÉP au moins une semaine à l’avance, indiquant en anglais et en français la date, l’heure et le lieu de la réunion;

9.5         Toute proposition doit être déposée 48 heures avant l’Assemblée Générale;

9.6         Le vote sur les propositions présentées à Assemblée Générale, sauf celles qui concernent la procédure de congédiement d’un membre de l’Exécutif, est fait par levée de main et est déterminé par une majorité simple (50 pourcent des votes plus un). Dans le cas d’une égalité, la proposition est perdue;

9.7         L’Assemblée Générale de l’AÉP doit être tenue avant les élections du semestre d’hiver;

9.8         Une Assemblée Générale d’urgence peut être appelée par l’entremise de la soumission d’une pétition à l’Exécutif signée par au moins 30 membres de l’AÉP;

9.9         L’Exécutif doit convoquer une Assemblée Générale cinq jours ouvrables suivant la soumission d’une telle pétition.

 

ARTICLE DIX : AMMENDEMANTS CONSTITUTIONNELS

10.1      Des changements à la Constitution de l’AÉP peuvent être faits par l’entremise d’un vote de l’Exécutif, de l’Assemblée Générale ou par une question de référendum;

10.2      Des amendements à la Constitution peuvent être proposés avec préavis à l’Assemblée Générale conformément à l’article 9;

10.3      Des amendements proposés par référendum doivent être annoncés et rendus public au moins vingt jours ouvrables avant la date du référendum;

10.4      La FÉUO est responsable de nommer une animatrice de référendum;

10.5      La question du référendum sera posée sur le ballot avec le choix de voter « oui » ou « non » à la question;

10.6      Le vote, le compte des ballots et l’annonce des résultats du référendum prendront place conformément aux règlements des élections énumérés à l’article huit;

10.7      Une majorité simple (50 pourcent des votes plus un) est requise pour qu’une question de référendum soit passée. Dans le cas d’une égalité, la proposition est perdue.

 

ARTICLE ONZE : MEMBRES DU CONSEIL

11.1      Un membre du conseil est une étudiante de psychologie qui a été élue pour siéger sur le Conseil de Psychologie. Il y a trois membres du conseil;

11.2      Elle doit assister à toutes les réunions du Conseil de psychologie; si elle manque plus que trois réunions sans raison juste, l’Exécutif peut intervenir;

11.3      Elle doit donner des mises à jour mensuelles du Conseil à l’AÉP au début de chaque mois. Si elle ne peut pas y être, elle peut donner un résumé à la présidente;

11.4      Les membres du conseil doivent être élus par membres de l’AÉP en même temps que l’élection générale des membres de l’Exécutif.

 

ARTICLE DOUZE : BOURSES

12.1      La vice-présidente des affaires universitaires doit mettre en œuvre un système de bourse conforme aux articles suivants :

12.1.1Elle doit recevoir toutes les mises en candidature à travers son adresse courriel de l’AÉP;

12.1.2Elle, ainsi que la présidente, doit vérifier toutes les mises en candidatures afin de s’assurer qu’aucun candidat n’est identifiable;

12.1.3Elle devrait compiler toutes les mises en candidatures et les envoyer au Comité de Sélection des Bourses, désigné par la vice-présidente des affaires universitaires, la Présidente et la vice-présidente des affaires financières, et inclure l’échelle d’évaluation pour les bourses de l’AÉP telle que développée par la vice-présidente des affaires universitaires, la présidente et la vice-présidente des affaires financières.;

12.1.3.1    L’échelle d’évaluation pour les bourses de l’AEP ne doit pas être remise au publique ou à n’importe quel membre de l’Exécutif n’étant pas la vice-présidente des affaires universitaires, la Présidente ou la vice-présidente des affaires financières;

12.1.3.2    L’échelle d’évaluation pour les bourses de l’AEP peut être modifiée dans deux circonstances. Les changements doivent être votés et approuvés de façon unanime par l’Exécutif;

12.1.3.2.1     S’il y a un surplus ou un manque de candidats;

12.1.3.2.2     S’il y a trop de candidats qui reçoivent le même score (concernant les points Z);

12.1.4Elle, ainsi que la Présidente ou la vice-présidente des affaires financières calculera les moyennes des scores de chaque membre du Comité de Sélection des Bourses dans un délai de temps ponctuel;

12.1.4.1    Tout recalcule ou recomptage sera fait par la vice-présidente des affaires universitaires et la vice-présidente des affaires financières. Un membre de l’Exécutif doit être présent pour superviser le recomptage;

12.1.5Elle à la responsabilité de contacter, à travers son adresse courriel, toutes les candidates. Elle a 24 heures pour remplir cette tâche; ce délai de temps débute au moment de la décision. La récipiendaire de la bourse devrait êtreinformée avant la cérémonie de remise des prix;

12.1.6Tous les membres de l’Exécutif sont défendus de donner leur mise en candidature pour ces bourses;

12.1.7N’importe quelle personne ayant vu l’échelle d’évaluation pour les bourses sont strictement défendus de déposer leur mise en candidature pour ces bourses durant et après leur mandat;

12.1.8Personne ne peut recevoir une bourse de l’AÉP à plus d’une reprise.

.

ARTICLE TREIZE : POINTS GÉNÉRAUX

13.1      L’AÉP devrait faire usage des ateliers offerts par la FÉUO, incluant mais se limitant pas à l’Entrainement pour un espace positif, Entrainement d’alliés, Entrainement Anti-O and écoute active et s’assurer de la présentation de ces ateliers et autres qui seraient bénéfiques à l’accomplissement du mandat de l’AÉP;

13.2      Tout matériel promotionnel pour les évènements doit contenir la phrase suivante: « Des accommodations d’accessibilité seront disponibles sur demande et ce, au meilleur des capacités de l’AÉP ». Une date par laquelle la demande doit être soumise sera inclue dans le matériel promotionnel;

13.3      La vice-présidente des affaires sociales sera allouée 160$ de budget pour des dépenses alimentaires durant la Semaine 101. Cet argent sera remboursé si les reçus adéquats et légitimes sont donnés à la vice-présidente des affaires sociales.