La Constitution de l’Association des étudiantes en psychologie
Dernièrement révisée le 26 février, 2024
ARTICLE UN: NOM ET AFFAIRES GÉNÉRALES
1.1 Dans ce document nous serons officiellement reconnus sous le nom de l’«Association des étudiant(e)s en psychologie»;
1.1.1 Dans ce document, nous référerons à l’association sous le nom de l'«Association des étudiant(e)s en psychologie» et sous la forme abrégée de l’«AÉP»;
1.2 L’AÉP sera représentée sous l’égide du Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa et en est un corps fédéré;
1.2.1 Dans ce document, le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa sera abrégé sous le nom de «SÉUO»;
1.2.2 L’AÉP sera considérée en tant qu'un corps fédéré du SÉUO et sera donc soumise aux politiques et règlements stipulés dans la constitution du SÉUO. Là où il y a chevauchement, la constitution du SÉUO prendra le dessus sur celle de l’AÉP;
1.3 Dans ce document, «étudiant(e)» ou « étudiant(e)s» fera référence à tou(te)s les étudiant(e)s inscrit(e)s dans le programme de premier cycle en psychologie avec spécialisation ou majeure;
1.4 L’AÉP représentera tou(te)s les étudiant(e)s inscrit(e)s à temps plein et à temps partiel dans le programme de psychologie;
1.5 Les membres de l’AÉP sont les étudiant(e)s de premier cycle à temps plein et à temps partiel inscrit(e)s dans le programme de psychologie;
1.6 D’après les termes mis de l’avant dans ce document, l’AÉP est le corps décisionnel et représentatif de ses membres, comme défini par l’article 1.5;
1.7 Dans ce document, nous nous référerons au comité exécutif élu et aux directeur(trice)s sous le nom de l’«exécutif»;
ARTICLE DEUX: MANDAT GÉNÉRAL
2.1 Le mandat de l’AÉP est de:
2.1.1 Promouvoir les intérêts de ses membres auprès de différentes organisations incluant, mais n’étant pas limité à, la Faculté des sciences sociales, l’École de psychologie et l’administration de l’Université d’Ottawa;
2.1.2 Encourager les étudiant(e)s à s’impliquer dans leur communauté universitaire (avec un accent particulier sur l’implication active dans les affaires de l’AÉP) et dans la communauté en général;
2.1.3 Promouvoir un environnement bilingue pour tou(te)s les étudiant(e)s;
2.1.4 Offrir à tous ses membres de l’information concernant les sujets liés au champ de la psychologie et à la vie étudiante;
2.1.5 Promouvoir la sensibilisation de ses membres aux possibilités de carrière;
2.1.6 Stimuler le dialogue et la coopération entre les étudiant(e)s et les professeur(e)s du programme;
2.1.7 Promouvoir chez les étudiant(e)s un sentiment d’appartenance à l’AÉP et à l’École de psychologie;
2.1.8 Devenir activement impliqué dans les campagnes qui reflètent les valeurs des étudiant(e)s de l’AÉP;
2.1.9 Promouvoir des droits égaux et justes entre tou(te)s les étudiant(e)s, incluant les femmes, la communauté LGBTQ+, les étudiant(e)s ayant un handicap, les Premières Nations, les Inuits et les Métis, les étudiant(e)s internationaux(ales), les minorités raciales et ethniques et tous autres groupes et causes sous-représentés;
2.1.10 S’opposer à l’utilisation de langage inapproprié et/ou oppressif (p.ex. «psychos» ou «fous furieux») dans toutes les activités de l’AÉP incluant, mais ne se limitant pas à la Semaine 101, les courriels, les vêtements de psychologie, etc.;
2.1.11 Maintenir un niveau consistant d’intégrité et de décorum qui démontre le respect et le professionnalisme de l’AÉP et de ses associés;
2.1.12 Agir indépendamment et de façon autonome du SÉUO lorsque déterminé approprié par l’AÉP et l’administration de l’Université d’Ottawa.
ARTICLE TROIS: LE COMITÉ EXÉCUTIF ÉLU
3.1 Le comité exécutif élu de l’AÉP est composé des dix membres suivants:
3.1.1 Président(e)
3.1.2 Vice-président(e) des affaires internes
3.1.3 Vice-président(e) des affaires financières
3.1.4 Vice-président(e) des affaires universitaires
3.1.5 Vice-président(e) des affaires sociales
3.1.6 Vice-président(e) de la philanthropie et de l’activisme
3.1.7 Vice-président(e) des communications
3.1.8 Vice-président(e) de l’équité
3.1.9 Vice-président(e) des affaires externes
3.1.10 Représentant de la première année
3.2 Les mandats de tous les membres élus de l’exécutif débutent le 1er mai suivant l’élection et se terminent le 30 avril de l’année suivante;
3.3 Dans le cas où un membre de l’exécutif serait nommé pour combler un poste vacant, le mandat débutera dès la nomination et se terminera le 30 avril suivant;
3.4 L’exécutif de l’AÉP se réserve le droit de nommer, dans des circonstances exceptionnelles, un membre supplémentaire de l’exécutif avec un portefeuille spécifique, sous réserve de ratification par l’exécutif;
3.5 Tous les membres de l’exécutif ont le pouvoir de vote;
3.6 Seul(e)s le/la président(e) et le/la vice-président(e) des affaires financières ont le pouvoir de signer des chèques au nom de l’AÉP à moins que l’exécutif au pouvoir en vote autrement;
3.6.1 Il est interdit à tout poste qui se voit attribuer un budget d’avoir un pouvoir de signature;
3.6.2 Lorsque nécessaire, le/la vice-président(e) des affaires internes peut être ajouté(e) en tant qu’autorité signataire tertiaire, à condition que toutes les transactions soient approuvées par un vote majoritaire des membres élus de l’exécutif;
3.7 Seul(e)s le/la président(e) et le/la vice-président(e) des affaires financières peuvent avoir accès au coffre-fort de l’AÉP.
Le/la président(e)
3.7 Le/la président(e) sera responsable de ce qui suit:
3.7.1 Agir en tant que porte-parole officiel(le) de l’AÉP;
3.7.2 Promouvoir une image positive de l’AÉP;
3.7.3 Gérer et porter assistance aux responsabilités de l’AÉP;
3.7.4 Planifier et compléter, avec l’aide du/de la vice-président(e) des affaires financières, un budget pour l’AÉP avant le premier vendredi du mois de juillet;
3.7.5 Présider les réunions de l’exécutif, en préparer l’agenda et y encourager le consensus;
3.7.6 Représenter les membres de l’AÉP aux réunions de la table ronde des président(e)s du SÉUO;
3.7.7 Rencontrer les membres du SÉUO, les membres de l’exécutif du SÉUO, le/la doyen(ne) de la Faculté des sciences sociales, le directeur ou la directrice de l’École de psychologie, les administrateur(trice)s de la Faculté des sciences sociales, les professeur(e)s et les membres lorsque nécessaire;
3.7.8 Inviter, avant le 1er septembre, chacun(e) des vice-président(e)s à soumettre leurs projets pour l’année en cours, et en retour les présenter aux membres pour encourager la participation aux activités de l’AÉP;
3.7.9 S’assurer que les événements de l’AÉP soient inclusifs, accessibles et durables, dans la mesure du raisonnable;
3.7.10 Appeler et présider les réunions régulières de l’exécutif;
3.7.11 Présider l’Assemblée Générale, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
3.7.12 S’assurer que l’AÉP suive les directives constitutionnelles;
3.7.13 Être responsable des relations avec les autres groupes étudiants sur le campus incluant, mais ne se limitant pas, aux clubs et services du SÉUO;
3.7.14 S’assurer que les membres de l’exécutif et les directeur(trice)s remplissent leurs mandats, en accord avec la constitution, et intervenir lorsque nécessaire;
3.7.15 Porter assistance à la préparation et l’exécution de la Semaine 101;
3.7.16 S’assurer que des campagnes de promotion soient mises en oeuvre pour toutes élections, élections partielles et assemblées générales;
3.7.17 Recruter activement des membres francophones et anglophones pour des rôles de direction et d’organisation au sein de l’AÉP;
3.7.18 S’assurer que tous les événements organisés par l’exécutif comportent un volet dans la langue française et/ou prennent en compte les participants francophones;
3.7.19 Présenter un mandat à chaque membre de l’exécutif, soulignant les projets pour lesquels le membre est responsable et soulignant également les attentes portées envers le membre de l’exécutif pour la durée de son mandat;
3.7.20 Développer des initiatives en ligne afin d’aider les membres de l’exécutif à remplir leur mandat respectif;
3.7.21 Créer tout document destiné à être utilisé en dehors de l’AÉP, y compris, mais ne se limitant pas, aux lettres de référence pour les membres de l’exécutif, aux lettres aux sponsors et aux lettres de soutien pour divers individus/groupes;
3.7.22 S’assurer d’être disponible pour remplir son mandat pendant les mois d’été, y compris pour assister aux réunions à Ottawa;
3.7.23 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
3.7.24 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver, de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
3.7.25 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de leur adresse courriel officielle de l’AÉP;
3.7.26 Réunion avec chaque membre exécutif à la demi de chaque semestre pour discuter de ses progrès.
Vice-président(e) des affaires internes
3.8 Le/la vice-président(e) des affaires internes sera responsable de ce qui suit:
3.8.1 Remplir les tâches du/de la président(e) en son absence ou lorsque désigné(e), incluant, mais ne se limitant pas, à agir en tant que porte-parole officiel(le) et présider les rencontres de l’exécutif;
3.8.2 Lorsque nécessaire, agir en tant que mandataire aux réunions de la table ronde des président(e)s du SÉUO;
3.8.3 Coordonner l’utilisation des ressources de l’AÉP et des ressources externes à l’association, incluant, mais ne se limitant pas, aux salles, matériaux et ressources de l’université, de la faculté et du SÉUO;
3.8.4 S’occuper des tâches administratives, incluant, mais ne se limitant pas, aux commandes de la marchandise de l’AÉP;
3.8.5 S’assurer que le bureau de l’AÉP fonctionne de manière efficace;
3.8.6 Implémenter une date et une heure pour les réunions de l’exécutif au début de chaque semestre;
3.8.7 Développer et maintenir un horaire des heures de bureau des membres de l’exécutif d’ici la deuxième semaine du semestre du printemps et de l’hiver;
3.8.8 Assumer des responsabilités résiduelles non spécifiées dans la constitution;
3.8.9 Gérer, de concert avec le/la président(e), le processus de nomination des membres de l’exécutif de l’AÉP pour combler les postes vacants et un(e) directeur(trice) général(e) des élections. De telles nominations sont sujettes à des ratifications et des discussions par l’exécutif;
3.8.10 Être conscient(e) de la structure et du fonctionnement du SÉUO et de ses services, ainsi que des services offerts aux étudiant(e)s par l’Université d’Ottawa;
3.8.11 Être la liaison entre les conventions, les réservations et l’exécutif. Être responsable de coordonner toutes les réservations de salles dans le système VEMS et de comprendre et de veiller au respect des contrats pour chaque réservation de chambre;
3.8.12 Coordonner au moins une Assemblée Générale par année académique;
3.8.13 Assurer que la constitution de l’AÉP soit gardée à jour, de concert avec le/la présidente;
3.8.14 Recruter de façon active et gérer les bénévoles de l’AÉP;
3.8.15 Organiser un événement d’appréciation des guides de la Semaine 101 durant le semestre d’automne et un événement d’appréciation pour les bénévoles à la fin du semestre d’hiver;
3.8.16 S’assurer d’être disponible pour remplir son mandat pendant les mois d’été, y compris pour assister aux réunions à Ottawa;
3.8.17 Déléguer des tâches appropriées au comité de bénévoles de l’AÉP;
3.8.18 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
3.8.19 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
3.8.20 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
Vice-président(e) des affaires financières
3.9 Le/la vice-président(e) des affaires financières sera responsable de ce qui suit:
3.9.1 La bonne gestion des fonds de l’AÉP;
3.9.2 Préparer et présenter un état financier de l’AÉP lors de la première réunion de l’exécutif de chaque mois;
3.9.3 Planifier, avec le/la président(e), un budget pour l’AÉP avant le premier vendredi du mois de juillet;
3.9.4 Représenter les membres de l’AÉP aux réunions de la table ronde sur l’argent du SÉUO;
3.9.5 Démontrer les contraintes financières de l’AÉP lorsque nécessaire durant les rencontres de l’exécutif;
3.9.6 Lors de la signature d’un contrat par un autre membre de l’exécutif, s’assurer que toutes les clauses ont été lues et que toutes les implications légales et financières ont été soigneusement considérées;
3.9.7 Rencontrer chaque membre de l’exécutif lorsque nécessaire pour déterminer le montant de fonds nécessaires pour les projets;
3.9.8 Connaître les échéances pour soumettre les états financiers de l’AÉP au contrôleur général du SÉUO à des fins de révision et connaître les dates de transfert des cotisations étudiantes du SÉUO à l’AÉP;
3.9.9 Respecter les règles de l’AÉP concernant le contrôle financier et la présentation semestrielle des fonds;
3.9.10 S’assurer que l’AÉP ne se retrouve jamais en déficit financier;
3.9.11 S’assurer que tous les documents, livres et fichiers financiers de l’AÉP soient mis à jour en tout temps;
3.9.12 Porter assistance à la préparation et l’exécution de la Semaine 101;
3.9.13 Déposer tous les fonds et autres effets de valeur au nom et au crédit de l’AÉP dans une banque désignée à cet effet par l’exécutif, et ce, dans une période de deux semaines après l’acquisition des fonds;
3.9.14 S’assurer, en collaboration avec le/la vice-président(e) des communications, ainsi que le membre exécutif coordinateur, que la boutique en ligne Square soit maintenue et mise à jour au besoin;
3.9.15 Si le/la vice-président(e) des affaires financières, par faute raisonnable de sa part, est incapable de soumettre l’état financier complété à la date d’échéance déterminée par le SÉUO, il/elle sera retiré(e) de son poste par l’exécutif de l’AÉP;
3.9.16 Présenter l’état financier complété à l’exécutif avant la date d’échéance déterminée par le SÉUO;
3.9.17 Présenter le budget de la Semaine 101 à l’exécutif d’ici le 1er juin conjointement avec le/la vice-président(e) des affaires sociales;
3.9.18 Maintenir un système de bourse en concert avec le/la vice-président(e) des affaires universitaires, si le budget de l’AÉP le permet. Voir l’article 3.10.15;
3.9.19 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
3.9.20 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
3.9.21 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;
3.9.22 Travailler avec le directeur(trice) des finances pour prendre des décisions financières, effectuer des remboursements et créer des budgets pour tous les membres exécutifs.
Vice-président(e) des affaires universitaires
3.10 Le/la vice-président(e) des affaires universitaires sera responsable de ce qui suit:
3.10.1 Porter assistance aux étudiant(e)s au niveau de la révision de notes, des recours académiques, des questions relatives au choix de cours ou de programmes et tout autre problème académique lié à l’administration ou aux personnel enseignant par l’entremise de ressources et/ou de support;
3.10.2 Assister à une séance de formation du Centre de recours étudiant du SÉUO;
3.10.3 Représenter les membres de l’AÉP aux réunions de la table ronde des affaires universitaires du SÉUO;
3.10.4 S’asseoir avec le/la président(e) aux réunions départementales lorsque nécessaire;
3.10.5 Promouvoir l’amélioration et le développement du programme de psychologie;
3.10.6 Promouvoir la création de cours qui répondent aux intérêts des étudiant(e)s;
3.10.7 Consulter les membres par rapport à la qualité des cours, de l’enseignement et de l’administration au sein de l’École de psychologie et de la Faculté des sciences sociales par l’entremise d’un sondage annuel, d’un rapport annuel et d’une Assemblée Générale annuelle;
3.10.8 Informer les étudiant(e)s au sujet des opportunités d’échanges académiques à l’étranger;
3.10.9 S’assurer que l’AÉP offre des opportunités de participer à des conférences et/ou des séries de conférenciers et conférencières qui reflètent les intérêts académiques de ses membres. Cela inclut, sans s’y limiter, les événements organisés par la Faculté des sciences sociales et l’École de psychologie;
3.10.10 Agir en tant que coordinateur(trice) officiel(le) pour la Semaine de la psychologie avec le support des autres membres de l’exécutif;
3.10.11 Organiser les photos de graduation pour les finissant(e)s;
3.10.12 Porter assistance à la préparation et l’exécution de la Semaine 101;
3.10.13 Organiser un événement vin et fromage par semestre avec les professeur(e)s et les étudiant(e)s;
3.10.14 Organiser une réunion d’orientation durant la Semaine 101 pour les étudiant(e)s de première année en psychologie dans les programmes de baccalauréat en art et de baccalauréat en science;
3.10.15 Maintenir un système de bourse conjointement avec le/la vice-président(e) des affaires financières, si le budget de l’AÉP le permet;
3.10.15.1 Fournir un aperçu du système de bourse d’étude dans son rapport de transition;
3.10.15.2 Mettre en oeuvre le système de bourse d’étude conformément à l’article 12;
3.10.16 S’assurer d’être disponible pour remplir son mandat pendant les mois d’été, y compris pour assister aux réunions à Ottawa;
3.10.17 Déléguer des tâches appropriées au comité de bénévoles de l’AÉP;
3.10.18 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
3.10.19 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
3.10.20 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
Vice-président(e) des affaires sociales
3.11 Le/la vice-président(e) des affaires sociales sera responsable de ce qui suit:
3.11.1 Planifier et exécuter les activités de la Semaine 101, en collaboration avec le/la coordinateur(trice) de la Semaine 101, afin d’accueillir les nouveaux et les nouvelles étudiant(e)s et de favoriser leur intégration dans la communauté universitaire;
3.11.1.1 Veiller à être pleinement présent(e) et à Ottawa la semaine précédant et la semaine de la Semaine 101;
3.11.1.2 Détenir l’autorité de signature sur les contrats relatifs à toutes les dépenses liées à la Semaine 101 sous les directives du/de la président(e) et du/de la vice-président(e) des affaires financières;
3.11.2 Proposer des activités sociales pour l’année en cours avant que le semestre d’automne ne débute, dans le but de fournir aux étudiant(e)s l’opportunité de participer à la planification de ces évènements et d’encourager leur implication;
3.11.3 Créer des comités et/ou nommer des coordinateur(trice)s de projets pour des activités spécifiques, lorsque nécessaire;
3.11.4 Représenter les membres de l’AÉP aux réunions de la table ronde sociale du SÉUO;
3.11.5 Travailler avec les services du SÉUO pour assurer que les événements de l’AÉP soient aussi accessibles, durables et inclusifs que possible;
3.11.6 Organiser et réaliser un minimum de trois événements sociaux pour tou(te)s les étudiant(e)s en psychologie par semestre d’automne et d’hiver, respectivement. Ces événements incluent, mais ne sont pas limités, à la Semaine 101 et le bal de fin d’année;
3.11.7 Coordonner des événements avec d’autres associations étudiantes et le SÉUO;
3.11.8 S’assurer d’être disponible pour remplir son mandat pendant les mois d’été, y compris pour assister aux réunions à Ottawa;
3.11.9 Déléguer des tâches appropriées au comité de bénévoles de l’AÉP;
3.11.10 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
3.11.11 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
3.11.12 Maintenir une correspondance avec les étudiant(e)s par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
Vice-président(e) de la philanthropie et de l’activisme
3.12 Le/la vice-président(e) de la philanthropie et de l’activisme sera responsable de ce qui suit:
3.12.1 S’assurer que l’AÉP participe activement à toutes les initiatives et campagnes philanthropiques du SÉUO et toute autre organisation, comme convenu par l’exécutif de l’AÉP;
3.12.2 Assurer la liaison entre l’exécutif de l’AÉP et le/la coordinateur(trice) philanthropique du SÉUO sur une base régulière;
3.12.3 Proposer des initiatives philanthropiques qui reflètent le mandat de l’AÉP;
3.12.4 Proposer des initiatives activistes qui reflètent le mandat de l’AÉP;
3.12.5 Coordonner au moins une levée de fonds pendant son mandat pour soutenir une cause décidée par l’exécutif, distincte des initiatives du SÉUO;
3.12.6 Coordonner au moins un événement activiste, en collaboration avec le/la vice-président(e) de l’équité, pendant son mandat pour supporter une cause choisie par l’exécutif;
3.12.7 Représenter les étudiant(e)s aux réunions de la table ronde philanthropique du SÉUO;
3.12.8 Coordonner, en collaboration avec le/la vice-président(e) de l’équité, la participation étudiante dans toutes les initiatives d’action, de vigiles et de cérémonies du SÉUO et autres, tel que convenu par l’exécutif de l’AÉP;
3.12.9 Rencontrer de façon régulière les coordonnateur(trice)s de campagne du SÉUO afin de collaborer sur des événements et de rester au courant des initiatives sur le campus;
3.12.10 Organiser et exécuter toutes les initiatives de Shinerama au nom de l’AÉP;
3.12.11 Organiser et exécuter toutes les initiatives liées au Relais pour la vie au nom de l’AÉP tout au long de l’année;
3.12.12 Promouvoir toutes les initiatives philanthropiques auprès des membres de l’AÉP;
3.12.13 S’assurer d’être disponible pour remplir son mandat pendant les mois d’été, y compris pour assister aux réunions à Ottawa;
3.12.14 Déléguer des tâches appropriées au comité de bénévoles de l’AÉP;
3.12.15 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
3.12.16 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
3.12.17 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
Vice-président(e) des communications
3.13 Le/la vice-président(e) des communications sera responsable de ce qui suit:
3.13.1 Gérer la circulation de l’information entre l’exécutif et les membres de l’AÉP;
3.13.2 Établir une stratégie de communication pour l’année;
3.13.3 S’assurer que le site internet de l’AÉP soit maintenu et mis à jour de façon régulière;
3.13.4 S’assurer, en coordination avec le/la directeur(trice) des affaires de secrétariat, que les procès-verbaux de chaque réunion de l’exécutif soient mises sur le site internet de l’AÉP dès qu’elles sont disponibles;
3.13.5 Mettre à jour et maintenir la liste de distribution électronique de l’AÉP et envoyer des bulletins de nouvelles sur une base mensuelle;
3.13.6 Travailler en tandem avec le/la directeur(trice) du bilinguisme et de la traduction pour s’assurer que toute communication électronique soit disponible dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa;
3.13.7 Représenter les membres de l’AÉP aux réunions de la table ronde des communications du SÉUO;
3.13.8 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP;
3.13.9 Être compétent(e) dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa;
3.13.10 Obtenir la liste de distribution électronique des étudiant(e)s de première année en psychologie pour les besoins de la Semaine 101;
3.13.11 Envoyer des courriels et mettre à jour le site internet de l’AÉP conformément aux dates limites désignées par l’exécutif. Échouer de façon répétée à ces obligations, par faute raisonnable de sa part, entraînera sa destitution;
3.13.12 S’assurer, en collaboration avec le/la vice-président(e) des affaires financières, ainsi qu’avec le membre exécutif coordinateur, que la boutique en ligne Square soit maintenue et mise à jour au besoin;
3.13.13 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
3.13.14 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
3.13.15 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
Vice-président(e) de l’équité
3.14 Le/la vice-président(e) de l’équité sera responsable de ce qui suit:
3.14.1 Travailler en tandem avec tous les membres de l'exécutif pour assurer que les événements de l’AÉP soient aussi accessibles, durables et inclusifs que possible;
3.14.2 Promouvoir de manière active la représentation des femmes, des étudiant(e)s LGBTQ+, des étudiant(e)s ayant un handicap, des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des étudiant(e) internationaux(ales), des minorités raciales et ethniques, des étudiant(e)s francophones et de leurs groupes désavantagés dans les rôles de direction et d’organisation au sein de l’AÉP;
3.14.3 Coordonner au moins un événement activiste pendant son mandat, en support à une cause choisie par l’exécutif; en collaboration avec le/la vice-président(e) de la philanthropie et de l’activisme;
3.14.4 Travailler conjointement avec le/la vice-président(e) des affaires sociales pour planifier au moins un événement axé sur l’équité pendant la Semaine 101;
3.14.5 Être disponible pour les étudiant(e)s marginalisé(e)s au sein de l'AÉP pour s'assurer que leurs voix soient entendues et représentées;
3.14.6 Être compétent(e) dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa;
3.14.7 Participer à des formations sur les questions d'équité tel que convenu par l'exécutif;
3.14.8 Avoir un minimum d’une réunion avec le Centre de ressources pour femmes, le centre de bilinguisme, le centre de fierté, le centre pour étudiant(e)s ayant un handicap, la maison internationale et autres services du SÉUO au début de son mandat pour voir comment l’AÉP peut travailler en collaboration avec ces services;
3.14.9 Proposer des activités/événements/campagnes d’équité pour l’année en cours avant le début du semestre d’automne, afin de donner aux étudiant(e)s l’occasion de participer à la planification de ces événements et d’encourager leur implication dans les questions d’équité;
3.14.10 Mettre en œuvre des campagnes et des programmes pour éduquer les étudiant(e)s sur les questions d'équité, amplifier les voix historiquement marginalisées et éliminer les barrières au sein de l’AÉP. Cela comprend la création d'une liste de ressources à laquelle les étudiant(e)s peuvent accéder pour des services spécialisés répondant à leurs besoins ou préoccupations spécifiques;
3.14.11 Coordonner, en collaboration avec le/la vice-président(e) de la philanthropie et de l’activisme, la participation des étudiant(e)s dans toutes les journées d’action, vigiles et cérémonies du SÉUO;
3.14.12 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
3.14.13 Représenter les membres de l’AÉP aux réunions de la table ronde de l’équité du SÉUO;
3.14.14 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
3.14.15 Les directeur(trice)s potentiel(le)s devraient avoir une compréhension extensive des problèmes liés au mandat. L’expérience de volontariat est considérée comme un atout.
Vice-président(e) des affaires externes
3.15 Le vice-président chargé des affaires externes est responsable des tâches suivantes :
3.15.1 Contacter des sponsors potentiels pour toutes les activités liées à l'AÉP (sans se limiter aux événements de la Semaine 101);
3.15.2 Rechercher des ressources à ajouter sur le site web de l'AÉP et à partager avec les étudiants;
3.15.3 Assurer la liaison entre les sponsors actuels et futurs de l'AÉP, afin de maintenir les relations;
3.15.4 Réserver des salles et des lieux à l'aide du système Conventions et Réservations ;
3.15.5 Maintenir la correspondance avec les membres de l'AÉP au moyen de leur adresse électronique officielle de l'AÉP;
3.15.6 Participer à toutes les réunions de l'exécutif de l'AÉP.
3.15.7 Maîtriser les deux langues officielles de l'Université d'Ottawa ;
3.15.8 Tenir au moins trois heures de bureau par semaine pendant les semestres d'automne et d'hiver, afin de rencontrer les membres de l'AÉP et les étudiants ;
3.15.9 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et rencontrer le nouveau membre élu de l'exécutif qui occupera son poste, même s'il revient pour un deuxième mandat.
Représentant(e) de première année
3.16 Les responsabilités du représentant de première année sont les suivantes :
3.16.1 Apporter un soutien aux autres membres de l'exécutif, si nécessaire ;
3.16.2 Organiser un événement annuel pour les étudiants de première année.
3.16.3 Promouvoir l'objectif, le fonctionnement et les événements de l'AÉP par le biais de présentations en classe et d'autres activités de sensibilisation ;
3.16.4 Initier les étudiants de première année aux activités de l'AÉP.
3.16.5 Bien comprendre les moyens de s'impliquer et les communiquer à la population étudiante.
3.16.6 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et rencontrer le nouveau membre élu de l'exécutif qui occupera son poste, même s'il revient pour un deuxième mandat.
3.16.7 Maintenir une correspondance avec les membres de l'AÉP au moyen de leur adresse électronique officielle de l'AÉP;
3.16.8 Maîtriser les deux langues officielles de l'Université d'Ottawa;
3.16.9 Tenir au moins trois heures de bureau par semaine pendant les semestres d'automne et d'hiver, afin de rencontrer les membres de l'AÉP et les étudiants;
3.16.10 Assister à toutes les réunions hebdomadaires de l'exécutif de l'AÉP.
ARTICLE QUATRE: DIRECTEUR(TRICE)S
4.1 Les postes de directeur(trice)s élu(e)s sont les suivant(e)s:
4.1.1 Directeur(trice) de la commercialisation et de la promotion
4.1.2 Directeur(trice) du bilinguisme et de la traduction
4.1.3 Directeur(trice) des affaires de secrétariat
4.1.4 Directeur(trice) des affaires financières
4.2 Les mandats de chaque directeur(trice) élu(e) débute le 1er mai suivant l’élection et se termine le 30 avril de l’année suivante;
4.3 Dans le cas où un membre de l’exécutif serait nommé pour combler un poste vacant, le mandat débutera dès la nomination et se terminera le 30 avril suivant;
4.4 Chaque directeur(trice) aura le pouvoir de vote;
4.5 Les membres de l’exécutif de l’AÉP se réservent le droit de nommer, dans des circonstances exceptionnelles, un(e) directeur(trice) supplémentaire avec un portefeuille spécifique, sous réserve de ratification par l’exécutif;
4.6 L’exécutif peut révoquer un(e) directeur(trice) par un vote majoritaire si il/elle ne remplit pas les fonctions décrites dans la constitution;
4.7 Les directeur(trice)s doivent assister à toutes les réunions de l’exécutif de l’AÉP.
Directeur(trice) de la commercialisation et de la promotion
4.8 Le/la directeur(trice) de la commercialisation et de la promotion sera responsable de ce qui suit:
4.8.1 Créer et distribuer du matériel promotionnel pour les initiatives de l’AÉP lorsque nécessaire;
4.8.2 Travailler de concert avec le/la directeur(trice) du bilinguisme et de la traduction lorsque nécessaire;
4.8.3 Promouvoir un sens de communauté au sein de l’exécutif et des étudiant(e)s dans l’AÉP;
4.8.4 Maintenir à jour les plateformes médiatiques de l’AÉP (incluant, mais ne se limitant pas, à Facebook, Snapchat, Instagram, Twitter);
4.8.5 Travailler de près avec l’exécutif afin de promouvoir le site internet ainsi que toutes les initiatives de l’AÉP;
4.8.6 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
4.8.7 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
4.8.8 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
Directeur(trice) du bilinguisme et de la traduction
4.9 Le/la directeur(trice) du bilinguisme et de la traduction sera responsable de ce qui suit:
4.9.1 Maîtriser les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa au niveau de la compréhension, de l’oral et de l’écrit;
4.9.2 S’assurer que toutes les initiatives sociales et académiques de l’AÉP reflètent les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa;
4.9.3 S’assurer que tous les documents émis par l’AÉP soient bilingues;
4.9.4 Promouvoir une communauté bilingue au sein de l’exécutif et des étudiant(e)s de l’AÉP;
4.9.5 Être disponible afin de traduire pour les autres membres de l’exécutif;
4.9.5.1 Échouer de manière répétée à rencontrer les délais de traduction, par faute raisonnable de sa part, entraînera sa destitution;
4.9.6 Organiser et exécuter un événement avec orientation francophone en concert avec les autres membres de l’exécutif;
4.9.7 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
4.9.8 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
4.9.9 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
Directeur(trice) des affaires de secrétariat
4.10 Le/la directeur(trice) des affaires de secrétariat sera responsable de ce qui suit:
4.10.1 Maîtriser les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa au niveau de la compréhension, de l’oral et de l’écrit;
4.10.2 Assister à toutes les réunions de l'exécutif organisées par l’AÉP, et prendre les présences et les procès-verbaux pendant les réunions;
4.10.3 Envoyer les procès-verbaux des réunions au/à la vice-président(e) des communications dans un délai raisonnable (dans les 48 heures);
4.10.4 Travailler avec le/la directeur(trice) du bilinguisme et de la traduction pour s'assurer que toutes les initiatives reflètent les deux langues officielles de l'Université d'Ottawa;
4.10.5 Travailler avec le/la vice-président(e) des communications afin de garantir l'exactitude des publications et de la documentation pour le site internet de l’AÉP;
4.10.6 Porter assistance au/à la président(e) et au/à la vice-président(e) des affaires internes dans les affaires administratives au besoin, y compris, mais ne se limitant pas, à la réservation de salles (ou de liens virtuels) pour les réunions, la création de sondages pour les décisions de l'équipe, l'organisation du calendrier de l'équipe exécutive et l'organisation du calendrier des heures de bureau pour tous les semestres;
4.10.7 Mettre à jour la constitution sur une base régulière en ajoutant les motions approuvées par l'équipe exécutive, ou en restructurant (renumérotation, réorganisation, resélection) les sections de la constitution, sans changer le sens et/ou le libellé, en consultation avec l'équipe exécutive;
4.10.8 S’assurer que les rapports de transition et autres documents importants soient conservés de manière organisée et facilement accessible;
4.10.9 Échouer de manière répétée à rencontrer les dates limites de documentation et de tâches, par faute raisonnable de sa part, entraînera sa destitution;
4.10.10 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
4.10.11 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
4.10.12 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
Directeur(trice) des affaires financières
4.11 Les responsabilités du directeur des affaires financières sont les suivantes :
4.11.1 Participer à toutes les réunions de l'équipe de direction de l'AÉP;
4.11.2 Planifier, avec le président(e) et le vice-président(e) des affaires financières, un budget pour l'AÉP avant le premier vendredi de juillet;
4.11.3 Accompagner le(la) vice-président(e) des affaires financières pour rencontrer chaque membre de l'exécutif au besoin afin de déterminer le montant des fonds nécessaires aux projets;
4.11.4 Respecter les règlements du AÉP concernant le contrôle financier et la présentation semestrielle des actifs;
4.11.5 Veiller, avec le(la) vice-président(e) des affaires financières, à ce que tous les documents, livres et dossiers financiers de l'AÉP soient toujours à jour;
4.11.6 Contribuer à la préparation et à l'exécution de la Semaine 101;
4.11.7 S'assurer, en collaboration avec le(la) vice-président(e) des communications et le membre de l'exécutif chargé de la coordination, que la boutique en ligne Square est maintenue et mise à jour selon les besoins;
4.11.8 Avec l'aide du vice-président(e) aux affaires financières, présenter le budget de la Semaine 101 à l'exécutif avant le 1er juin, de concert avec le(la) vice-président(e) aux affaires sociales;
4.11.9 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat et rencontrer le nouveau membre élu de l'exécutif qui occupera son poste, même s'il revient pour un deuxième mandat ;
4.11.10 Tenir un minimum de trois heures de bureau par semaine pendant les trimestres d'automne et d'hiver, afin de rencontrer les étudiants, à moins que l'exécutif n'en décide autrement;
4.11.11 Travailler avec le(la) vice-président(e) des affaires financières pour prendre des décisions financières, effectuer des remboursements et créer des budgets pour tous les membres de l'exécutif.
ARTICLE CINQ: MEMBRES DU CONSEIL
5.1 Un membre du conseil est un(e) étudiant(e) en psychologie qui a été élu(e) pour siéger au Conseil de l’École de psychologie. Il y a trois membres du conseil. Il y a trois membres du conseil;
5.2 Les membres du conseil doivent être élus par les membres de l’AÉP en même temps que l’élection générale de l’exécutif;
5.3 Le mandat des membres du conseil débute le 1er septembre suivant les élections et se termine le 30 avril de l’année suivante;
5.4 Les membres du conseil seront responsables de ce qui suit:
5.4.1 Au moins un membre du conseil doit maîtriser les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa au niveau de la compréhension, de l’oral et de l’écrit;
5.4.2 Assister à toutes les réunions du Conseil de l’École de psychologie; si il/elle manque plus que trois réunions sans raison juste, l’exécutif peut intervenir;
5.4.3 Les membres du conseil doivent être disponibles le jeudi après-midi (lorsque les réunions de la direction de l’École de psychologie ont lieu) et/ou le vendredi après-midi (lorsque les réunions du Conseil de l’École de psychologie ont lieu) pendant le semestre d’automne et d’hiver;
5.4.4 Les membres du conseil doivent donner des mises à jour mensuelles à l’exécutif de l’AÉP au début de chaque mois. Si les membres du conseil ne peuvent pas assister à une réunion, ils/elles peuvent fournir un résumé au/à la président(e);
5.4.5 Dans le cas où un(e) représentant(e) du Conseil de la Faculté (voir article six) n’est pas élu(e), les membres du conseils reprendront les responsabilités du rôle susmentionné;
5.4.6 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
5.4.7 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
5.4.8 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
ARTICLE SIX: REPRÉSENTANT(E) DU CONSEIL DE LA FACULTÉ
6.1 Le/la représentant(e) du conseil de la faculté est un(e) étudiant(e) en psychologie qui a été élu(e) pour siéger au conseil de la Faculté des sciences sociales;
6.2 Le/la représentant(e) du conseil de la faculté doit être élu(e) par les membres de l’AÉP en même temps que les élections générales de l’exécutif;
6.3 Le mandat du/de la représentant(e) du conseil de la faculté débute le 1er septembre suivant les élections et se termine le 30 avril de l’année suivante;
6.4 Le/la représentant(e) du conseil de la faculté sera responsable de ce qui suit:
6.4.1 Maîtriser les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa au niveau de la compréhension, de l’oral et de l’écrit;
6.4.2 Assister à toutes les réunions du Conseil de la Faculté des sciences sociales; si il/elle manque plus que 3 réunions sans raison juste, l’exécutif de l’AÉP peut intervenir;
6.4.3 Doit être disponible le vendredi après-midi (lorsque les réunions du Conseil de la faculté des sciences sociales ont lieu);
6.4.4 Donner des mises à jour mensuelles à l’exécutif de l’AÉP au début de chaque mois. Si le/la représentant(e) ne peut pas assister à une réunion, il/elle peut fournir un résumé au/à la président(e);
6.4.5 En collaboration avec le/la président(e), rencontrer les membres du SÉUO, les membres de l’exécutif du SÉUO, le/la doyen(ne) de la Faculté des sciences sociales, les administrateur(trice)s de la Faculté des sciences sociales, les professeur(e)s et les membres, lorsque nécessaire;
6.4.6 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat;
6.4.7 Avoir un minimum de trois heures de bureau par semaine durant les semestres d’automne et d’hiver de façon à pouvoir rencontrer les étudiant(e)s et les membres de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif;
6.4.8 Maintenir une correspondance avec les membres de l’AÉP par l’entremise de son adresse courriel officielle de l’AÉP.
ARTICLE SEPT: COORDINATEUR(TRICE) DE LA SEMAINE 101
7.1 Le/la coordinateur(trice) de la Semaine 101 est un(e) étudiant(e) en psychologie qui a été élu(e), en collaboration avec le/la vice-président(e) des affaires sociales, pour planifier, coordonner et exécuter la Semaine 101 de l’AÉP;
7.2 Le/la coordinateur(trice) de la Semaine doit être élu(e) par les membres de l’AÉP en même temps que les élections générales de l’exécutif;
7.3 Le mandat du/de la coordinateur(trice) de la Semaine 101 débute le 1er mai suivant les élections et se termine le dernier samedi de la Semaine 101;
7.4 Le/la coordinateur(trice) de la Semaine 101 est responsable de ce qui suit:
7.4.1 S’assurer d’être pleinement présent(e) et à Ottawa la semaine précédant et la semaine de la Semaine 101;
7.4.2 Avoir l’autorité de signature sur les contrats relatifs à toutes les dépenses de la Semaine 101 sous les directives du/de la président(e) et du/de la vice-président(e) des affaires financières;
7.4.3 Travailler avec les services du SÉUO pour s’assurer que les événements de la Semaine 101 soient aussi accessibles, durables et inclusifs que possible;
7.4.4 Acheter toutes les fournitures, tous les matériaux et tous les équipements nécessaires à la Semaine 101;
7.4.5 Collaborer avec le/la vice-président(e) des affaires internes et le/la directeur(trice) des affaires de secrétariat pour réserver des espaces sur le campus à travers Congrès et réservations d’ici le 31 juillet;
7.4.6 Responsable de la réservation des espaces à l’extérieur du campus principal d’ici le 31 juillet;
7.4.7 Collaborer avec l’exécutif pour développer un thème;
7.4.8 Préparer et distribuer les trousses 101 au moins une semaine avant le début de la Semaine 101;
7.4.9 Développer, en collaboration avec le commissaire à la vie étudiante du SÉUO, un contrat pour la Semaine 101;
7.4.10 Développer un calendrier pour la Semaine 101 qui décrit les activités et les événements de chaque jour, avec des informations additionnelles soulignant les exigences et les détails de l’exécution de chaque activité;
7.4.11 Déléguer des tâches aux membres de l’exécutif et du comité de psychologie;
7.4.12 Travailler avec le/la vice-président(e) des communications et le/la directeur(trice) de la commercialisation et des promotions pour créer et distribuer le matériel promotionnel de la Semaine 101;
7.4.13 Travailler avec le/la vice-président(e) des affaires universitaires et le/la vice-président(e) de l’équité pour planifier et exécuter au moins un événement académique et d’équité pendant la Semaine 101, respectivement;
7.4.14 Travailler avec le/la vice-président(e) de la philanthropie et de l’activisme pour planifier et exécuter la journée Shine (le mardi de chaque Semaine 101);
7.4.15 Collaborer avec les membres d’autres gouvernements étudiants enregistrés pour planifier et exécuter des événements;
7.4.16 Assister aux réunions de la table ronde sociale du SÉUO;
7.4.17 Rédiger un rapport de transition pour son successeur avant la fin de son mandat, et ce, même si il/elle revient pour un second mandat.
ARTICLE HUIT: COMITÉ DE PSYCHOLOGIE
8.1 Le Comité de psychologie est l’équipe de bénévoles de l’AÉP;
8.2 Le Comité de psychologie est composé d’étudiant(e)s qui ont pour but d’assister l’exécutif de l’AÉP avec l’exécution et la promotion d’initiatives sociales, académiques, politiques, philanthropiques, d’activisme et d’équité lorsque nécessaire;
8.3 Le Comité de psychologie est dirigé principalement par le/la vice-président(e) des affaires internes, avec l’aide additionnelles de tout autre membre pertinent de l’exécutif;
8.4 Les membres du comité de psychologie sont élus par le biais de candidatures écrites ou d'entretiens, selon la décision du président et du vice-président des affaires internes;
8.5 Le mandat de la commission psychologique commence au moment de sa nomination au cours du deuxième mois du semestre d'automne et se termine le dernier jour du semestre d'automne. Un nouveau comité sera sélectionné en janvier de l'année suivante et se terminera le 30 avril; les anciens membres peuvent se représenter.
8.6 Le Comité de psychologie doit rédiger un rapport de transition pour ses successeurs avant la fin de son mandat, et ce, même s’il revient pour un second mandat.
ARTICLE NEUF: RÉUNIONS DE L’EXÉCUTIF
9.1 Les réunions de l’exécutif seront tenues de façon hebdomadaire pendant les semestres d’automne et d’hiver;
9.1.1 L’exécutif se réserve le droit de se rencontrer aussi souvent qu’il en est jugé nécessaire et d’une façon qui en est jugé appropriée;
9.2 Durant la période d’été (du 1er mai au 31 août), les rencontres de l’exécutif doivent être tenues au besoin;
9.2.1 Les membres de l’exécutif qui ne demeurent pas à Ottawa durant la période d’été devraient faire un effort pour assister aux réunions en ligne;
9.3 Les rencontres de l’exécutif sont tenues conjointement avec Robert’s Rules of Order, sauf si déterminé autrement par un vote majoritaire de l’exécutif de l’AÉP;
9.4 Une raison adéquate doit être fournie au/à la président(e) si un membre de l’exécutif n’assiste pas à une réunion;
9.4.1 Échouer à présenter une raison adéquate pour plus de 3 absences durant son mandat est une raison justifiable pour une procédure de congédiement ou pour une autre conséquence jugée comme appropriée par le/la président(e);
9.5 Pour atteindre le quorum lors des réunions de l’exécutif, la majorité des membres de l’exécutif doivent être présents;
9.6 Dans la mesure du possible, les réunions de l’exécutif seront tenues à une heure et une date spécifique, qui sera déterminée par le/la vice-président(e) des affaires internes au début de chaque semestre;
9.7 Les réunions de l’exécutif sont ouvertes à tou(te)s les étudiant(e)s de l’AÉP, sauf si déterminé autrement par l’exécutif. De plus, les procès-verbaux seront disponibles pour tout(e)s les étudiant(e)s, en anglais et en français, sur le site internet de l’AÉP;
9.8 Les votes aux réunions de l’exécutif sont pris par levée de main et sont déterminés par une majorité simple, soit par 50% des votes éligibles plus un;
9.8.1 Tous les membres de l’exécutif ont un vote égal pour les propositions financières et non-financières;
9.8.2 Le vote sera utilisé pour décider de questions telles que les parrainages et les dépenses de plus de 2000$;
9.9 L’ordre du jour pour chaque réunion de l’exécutif sera présenté aux membres de l’exécutif par le/la président(e) avant le début de chaque rencontre;
9.10 Quiconque intervenant lors d’une réunion de l’exécutif peut le faire soit en français ou en anglais et peut demander qu’une intervention verbale ou qu’un document écrit présenté durant la réunion leur soit expliqué dans l’une ou l’autre de ces deux langues;
9.11 Chaque membre de l’exécutif est responsable de façon individuelle d’implémenter les tâches et décisions exécutives qui leur sont assignées dans les délais déterminés à ces réunions.
ARTICLE DIX: PROCÉDURES DE CONGÉDIEMENT
10.1 Les motifs permettant d'entamer des procédures de congédiement contre un membre de l’exécutif doivent être parmis les suivants:
10.1.1 Mauvaise gestion des fonds ou actifs de l’AÉP;
10.1.2 Échouer à remplir les fonctions constitutionnelles sans raison valide;
10.1.3 Échouer à suivre les directives spécifiques adoptées à une réunion officielle de l’exécutif sans raison valide;
10.1.4 Abus de pouvoir et/ou d’une position;
10.1.5 Utilisation d’un langage discriminatoire et/ou oppressif au moment de représenter l’AÉP;
10.2 Le congédiement d’un membre de l’exécutif nécessite l’un des éléments suivants:
10.2.1 Une décision aux 2/3 prise par l’exécutif pour congédier le membre;
10.2.2 La soumission d’une pétition;
10.2.2.1 Signée par 50 membres et incluant le numéro d’étudiant de chaque signataire;
10.2.2.2 La pétition doit être soumise à l’exécutif et aux partis impliqués dans la plainte;
10.2.3 Un vote des deux tiers des membres présents à l’Assemblée Générale;
10.2.3.1 Cette Assemblée doit être convoquée dans les sept jours ouvrables suivants la réception de la pétition par l’exécutif;
10.2.3.2 Un quorum de 25 membres de l’AÉP doit être obtenu pour que cette Assemblée soit dûment constituée;
10.2.3.3 Si le quorum n’est pas atteint, la procédure de congédiement sera retirée;
10.3 Tout essai de congédier d’un membre de l’exécutif doit préciser les évènements précis et/ou activités qui justifient le congédiement;
10.4 Chaque parti impliqué dans la plainte de congédiement peut faire appel à la décision du Comité de la constitution du SÉUO conformément aux dispositions énoncées dans la constitution du SÉUO;
10.5 Une fois qu’un membre est congédié de l’AÉP, il n’est plus éligible pour un poste futur au sein de l’exécutif.
ARTICLE ONZE: ÉLECTIONS
11.1 Les élections de l’AÉP sont sujettes au règlement 11 de la constitution du SÉUO;
11.2 L’exécutif de l’AÉP doit rester neutre dans le bureau et lors de tous les évènements officiels de l’AÉP, à moins qu’il ne s’agisse de leur propre campagne;
11.3 Les élections des membres de l’exécutif de l’AÉP doivent être complétées d’ici le 31 mars;
11.3.1 Les élections du représentant de première année doivent être terminées avant le 31 octobre;
11.4 Aucune personne faisant campagne pour un poste au sein de l’exécutif de l’AÉP ne peut être scrutateur(trice);
11.5 Aucune personne faisant campagne pour un poste au sein de l’exécutif de l’AÉP ne peut assister à l’organisation ou à l’exécution des élections;
11.5.1 Si le/la vice-président(e) des communications en fonction décide de faire campagne pour une poste à l’exécutif, il/elle demeure responsable d’envoyer des communications non biaisées au nom de l’AÉP;
11.6 L’exécutif est responsable de la promotion des élections, incluant ce qui suit:
11.6.1 Présentations en classe;
11.6.2 Notifications visuelles de la campagne en cours, au moins une (1) semaine avant que la campagne ne débute, incluant, mais ne se limitant pas, aux pancartes;
11.6.3 Informations promotionnelles distribuées par voie électronique par le biais d’au moins deux services/formats différents; ceux-ci doivent inclure le site internet officiel de l’AÉP et Facebook.
Horaires
11.7 Le calendrier des élections doit être établi par l’exécutif et doit inclure les points suivants:
11.7.1 La date d’échéance des nominations pour le poste de directeur(trice) général(e) des élections;
11.7.2 La date d’échéance des nominations pour les postes d’exécutif, de directeur(trice), de membre du conseil, de représentant(e) du conseil de la faculté et de coordinateur(trice) de la Semaine 101;
11.7.3 La date d’échéance pour soumettre les plateformes électorales;
11.7.4 Les dates de la période de campagne, qui ne durera pas plus longtemps qu’une semaine de calendrier;
11.7.5 La date du débat des candidat(e)s;
11.7.6 Les dates de vote.
Directeur(trice) général(e) des élections
11.8 Dans ce document, le/la directeur(trice) général(e) des élections sera abrégée à «DGE»;
11.9 Le/la DGE sera nommé(e) selon un simple vote majoritaire de l’exécutif de l’AÉP;
11.9.1 Le/la DGE doit être un(e) étudiant(e) bilingue de l’Université d’Ottawa;
11.9.2 Le/la DGE ne peut pas être un(e) étudiant(e) représenté(e) par l’AÉP;
11.10 Le/la DGE est tenu(e) responsable par l’exécutif de la bonne gestion du processus électoral;
11.11 L’exécutif de l’AÉP peut voter afin de congédier le/la DGE si cette personne a fait preuve de favoritisme envers un(e) candidat(e), n’a pas rempli ses fonctions comme prévu ou a démontré un manque de respect envers les procédures électorales;
11.12 Tous les bénévoles portant assistance au/à la DGE durant les élections de l’AÉP doivent rester neutres et suivre les directives générales des élections;
11.13 Le/la DGE est responsable de ce qui suit:
11.13.1 Annoncer et promouvoir les élections et les résultats, ainsi que tous les évènements et les dates d’échéance associés aux élections;
11.13.2 Se prononcer sur toutes les questions concernant l’organisation et l’administration des élections;
11.13.3 Rédiger les règlements électoraux et s’assurer qu’ils soient respectés;
11.13.4 Obtenir et garder strictement confidentielle la liste officielle des étudiant(e)s dans le programme de psychologie dans le but d’identifier les électeur(trice)s valides durant le(s) jour(s) de l’élection. Seul(e)s les DGEs, leur(s) assistante(s) et les scrutateur(trice)s ont l’autorisation de voir la liste;
11.13.5 Coordonner le compte des votes directement après les élections;
11.13.6 Disqualifier ou pénaliser les candidat(e)s qui enfreignent les règlements de l’élection;
11.13.7 Distribuer les directives électorales officielles de l’AÉP à tou(te)s les candidat(e)s;
11.14 Le/la DGE doit agir conjointement avec le/la président(e) de l’AÉP sur tous les aspects liés aux élections.
Candidat(e)s
11.15 Afin d’être considéré(e) comme éligible, toutes les exigences suivantes doivent être satisfaites:
11.15.1 Les candidat(e)s doivent être inscrit(e)s au programme de psychologie avec spécialisation ou avec majeure en psychologie;
11.15.2 Tou(te)s les candidat(e)s doivent soumettre leur formulaire d’élection en précisant le poste choisi avant la date limite indiquée; les membres de l’exécutif ne peuvent pas signer le formulaire d’élection;
11.15.3 Les candidat(e)s ne peuvent pas former des équipes électorales ni combiner leurs ressources ou de l’aide technique. Ceci inclut le partage de la main-d’oeuvre ou des coûts;
11.15.4 Tout(e) candidat(e) ou membre reconnu de la campagne qui fait ou qui publie toute fausse déclaration de fait concernant le caractère personnel ou la conduite d’un(e) candidat(e) seront disqualifié;
11.15.5 Les candidat(e)s ne peuvent pas se présenter pour plus d’un poste de l’exécutif par élection;
11.15.6 Les candidat(e)s peuvent uniquement se présenter dans les élections d’un seul corps fédéré par semestre;
11.15.7 Un membre ne peut pas occuper le même poste exécutif pour plus de 2 ans, sauf s’il a été élu lors d’une élection partielle au cours du semestre d’hiver, dans quel cas la période restante sera considérée comme une exemption;
11.15.8 Tout(e)s les candidat(e)s doivent être des étudiant(e)s inscrit(e)s au semestre suivant les élections;
11.15.9 Les candidat(e)s ne doivent pas dépenser plus de 50$ sur leur campagne.
Le vote
11.16 Chaque membre de l’AÉP a un vote qu’il/elle doit exercer en personne;
11.17 Chaque étudiant(e) doit présenter sa carte étudiante ou sa UPASS au bureau de vote pour recevoir son bulletin de vote;
11.18 Le bulletin de vote du/de la DGE doit être scellé et seulement ouvert en cas d’égalité;
11.19 Les élections seront tenues par l’entremise d’un bulletin de vote secret;
11.20 Chaque bulletin de vote sera un document officiel sur lequel le nom des candidat(e)s, tels qu’ils figurent sur les formulaires de nomination dûment remplis, sont énumérés dans l’ordre alphabétique de A à Z en fonction de leur nom de famille;
11.21 Dans le cas où il n’y aurait qu’un(e) seul(e) candidat(e) pour un poste, un vote de confiance sera utilisé sous la forme d’un «oui» ou d’un «non» placé à côté du nom du/de la candidat(e);
11.22 Dans les courses à plusieurs candidat(e)s, le/la candidat(e) recevant le plus de votes se verra élu(e) au poste. Dans le cas où il n’y a qu’un(e) seul(e) candidat(e) pour un poste, le/la candidat(e) sera élu(e) si il/elle reçoit plus de votes disant «oui» que «non».
Compte des bulletins de vote
11.23 Le compte des bulletins de vote sera la responsabilité du/de la DGE et de son/ses assistant(e)s;
11.24 Tant les bulletins de vote que les listes d’inscription officielles ne doivent pas être détruits avant que cinq jours ouvrable ne se soient écoulés après la finalisation des résultats de l’élection;
11.25 Il y aura un recompte automatique des bulletins de vote si moins de dix bulletins de vote séparent le/la candidat(e) élu(e) de son/ses adversaire(s);
11.26 Le/la DGE doit être présent(e) lors de l’annonce officielle des résultats des élections, qui se déroule le même soir que le compte des bulletins de vote;
11.27 Tout(e) candidat(e) peut demander un nouveau compte. Pour ce faire, il/elle doit soumettre une demande écrite au/à la DGE dans un délai de deux jours ouvrables suivant le compte initial des bulletins de vote;
11.28 Le/la DGE doit aviser tou(te)s les autres candidat(e)s affecté(e)s pour ce poste en particulier avant que le recompte ne puisse se produire;
11.29 N’importe quel membre de l’AÉP peut contester les résultats de l’élection en soumettant une demande au/ à la DGE dans les deux jours ouvrables suivant l’annonce officielle des résultats.
Postes vacants
11.30 Si un poste n’a pas été rempli ou devient vacant, l’exécutif élu peut nommer quelqu’un pour remplir le poste, soit en organisant des entrevues au semestre d’été ou en organisant une élection partielle aux semestres d’automne et d’hiver;
11.31 Si un poste ne peut pas être rempli par un membre non-élu, l’exécutif peut, sous consensus unanime, remplir le poste avec un membre élu (double poste) ou laisser le poste vacant dans quel cas l’exécutif en entier devient responsable des responsabilités de ce poste.
ARTICLE DOUZE: ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
12.1 L’assemblée Générale est organisée par le/la vice-président(e) des affaires internes, sauf si l’exécutif en décide autrement;
12.2 Le/la président(e) de l’AÉP préside l’Assemblée Générale, sauf si l’exécutif de l’AÉP en décide autrement, et doit le faire conformément à l’édition la plus récente de Robert’s Rules of Order;
12.3 Le quorum est placé à 25 membres de l’AÉP, incluant les membres de l’exécutif;
12.4 L’Assemblée Générale doit être promue par l’exécutif de l’AÉP au moins une semaine à l’avance, indiquant en anglais et en français la date, l’heure et le lieu de la réunion;
12.5 Toute proposition doit être déposée 48 heures avant l’Assemblée Générale;
12.6 Les votes sur les propositions présentées à l’Assemblée Générale, sauf lorsqu’elles concernent la procédure de congédiement d’un membre de l’exécutif, sont pris à main levée et sont décidés à la majorité simple, soit 50% des étudiant(e)s présent(e)s et votants plus un. En cas d’égalité, la proposition est rejetée;
12.7 L’Assemblée Générale de l’AÉP doit être tenue avant les élections du semestre d’hiver;
12.8 Une réunion d’urgence de l’Assemblée Générale peut être convoquée par l’entremise de la soumission d’une pétition à l’exécutif et signée par au moins 30 membres de l’AÉP;
12.9 L’exécutif doit convoquer une Assemblée Générale dans les cinq jours ouvrables suivant la soumission d’une telle pétition.
ARTICLE TREIZE: AMENDEMENTS CONSTITUTIONNELS
13.1 Des changements à la constitution de l’AÉP peuvent être faits par l’entremise d’un vote majoritaire de l’exécutif, de l’Assemblée Générale ou par une question de référendum;
13.2 Des amendements à la constitution de l’AÉP peuvent être proposés avec préavis à l’Assemblée Générale conformément à l’article 9;
13.3 Des amendements proposés par référendum doivent être annoncés et rendus public au moins vingt jours ouvrables avant la date du référendum;
13.4 Le SÉUO est responsable de nommer un(e) organisateur(trice) de référendum;
13.5 La question du référendum sera posée sur le bulletin de vote avec le choix de voter «oui» ou «non» à la question;
13.6 Le vote, le compte des bulletins de vote et l’annonce des résultats du référendum prendront place conformément aux règlements des élections;
13.7 Une majorité simple (50% des votes plus un) est requise pour qu’une question de référendum soit adoptée. En cas d’égalité, la proposition sera rejetée.
ARTICLE QUATORZE: BOURSES
14.1 Le/la vice-président(e) des affaires universitaires doit mettre en œuvre un système de bourse conforme aux articles suivants:
14.1.1 Recevoir toutes les applications à travers son adresse courriel de l’AÉP;
14.1.2 En collaboration avec le/la président(e), filtrer les applications pour s’assurer qu’aucun(e) candidat(e) n’est identifiable de quelque manière que ce soit;
14.1.3 Compiler toutes les applications et les envoyer au Comité de sélection des bourses, tel que choisi par le/la vice-président(e) des affaires universitaires, le/la président(e) et le/la vice-président(e) des affaires financières, y compris l’échelle d’évaluation pour les bourses de l’AÉP, telle que développée par le/la vice-président(e) des affaires universitaires, le/la président(e) et le/la vice-président(e) des affaires financières;
14.1.3.1 L’échelle d’évaluation pour les bourses de l’AÉP ne doit pas être remise au public ou à n’importe quel membre de l’exécutif n’étant pas le/la vice-président(e) des affaires universitaires, le/la président(e) ou le/la vice-président(e) des affaires financières;
14.1.3.2 L’échelle d’évaluation pour les bourses de l’AÉP peut être modifiée dans deux circonstances. Les changements doivent être votés et approuvés de façon unanime par l’exécutif;
14.1.3.2.1 Qu’il y a un surplus ou un manque de candidat(e)s;
14.1.3.2.2 Qu’il y a trop de candidat(e)s qui reçoivent le même score (dans les points Z);
14.1.4 En collaboration avec le/la président(e) et le/la vice-président(e) des affaires financières, calculer la moyenne des scores de chaque membre du Comité de sélection des bourses dans un délai raisonnable;
14.1.4.1 Tout recalcule ou recomptage sera réalisé par le/la vice-président(e) des affaires universitaires et le/la vice-président(e) des affaires financières. Un membre de l’exécutif doit être présent pour superviser le processus de recomptage;
14.1.5 Contacter, à travers son adresse courriel, tout(e)s les candidat(e)s. Il doit leur être alloué 24 heures pour le faire, à partir du moment où la décision a été prise. Les récipiendaires de la bourse doivent être informés avant la cérémonie de remise de prix;
14.1.6 Tous les membres de l’exécutif sont défendus de postuler à ces bourses durant ou après leur mandat;
14.1.7 Toute personne ayant vu l’échelle d’évaluation pour les bourses de l’AÉP est strictement défendue de déposer leur candidature pour ces bourses;
14.1.8 Personne ne peut recevoir une bourse de l’AÉP plus d’une fois.
ARTICLE QUINZE: POINTS GÉNÉRAUX
15.1 L’AÉP devrait faire usage des ateliers offerts par les services du SÉUO, incluant, mais ne se limitant pas, à l'Entraînement pour un espace positif, l'Entraînement d’allié(e)s, l’Entraînement Anti-O et l’écoute active, et s’assurer de la présentation de ces ateliers et tous autres qui seraient bénéfiques à l’accomplissement du mandat de l’AÉP;
15.2 Le matériel promotionnel pour tous les événements doit inclure ce qui suit: «Des accommodations en matière d’accessibilité seront disponibles sur demande et ce, au meilleur des capacités de l’AÉP». Une date par laquelle la demande doit être faite sera inclue dans le matériel promotionnel;
15.3 Le/la vice-président(e) des affaires sociales et le/la coordinateur(trice) de la Semaine 101 seront alloué(e)s 160$ de budget chacun(e)s pour des dépenses alimentaires durant la Semaine 101. Cet argent sera remboursé à condition que les reçus et les formulaires de remboursement soient remis au/à la vice-président(e) des affaires financières.
15.4 Tous les rapports de transition doivent inclure la plage budgétaire fournie par le membre exécutif et les coûts approximatifs de tous les événements et achats ;
15.5 L'AÉP financera une activité de transition entre l'ancienne équipe de membres exécutifs et la nouvelle équipe élue après les élections de printemps.